Contexte
Vous voilà en charge de la mise en place du registre des traitements dans votre société qui comporte de nombreuses filiales et relais DPO... Votre objectif va être de fédérer toutes les parties prenantes de la conformité autour du projet de conformité qui a pour plaque tournante un registre des traitements de données personnelles. En plus d'être une obligation légale, c'est un document indispensable à la mise en place d'une gouvernance de la protection des données efficaces.
C'est un défi de taille et comme tout responsable d'équipe privacy, vous vous posez la question de l'utilité de s'équiper d'un logiciel de protection des données tel que Dastra. C'est le grand dilemme entre partir "from scratch" avec un bon vieux tableur Excel ou Word ou un logiciel SaaS du marché !
Cet article s'adresse également aux personnes qui souhaitent trouver les bons arguments afin de débloquer les budgets pour l'achat de ce type de logiciel !
Voici donc notre top 30 des meilleures raisons de s'équiper d'un outil de gestion de registre... Et il en reste sûrement quelques-unes que nous avons oublié d'évoquer ! 😁
Top 30
- Bénéficiez de modèles préexistants : Les outils embarquent souvent une bibliothèque de modèles de fiches de traitements préconçus. C'est un avantage indéniable qui vous fera gagner un temps considérable. Aujourd'hui la plupart des entreprises doivent par exemple traiter les fiches de paye de leurs salariés, faire du recrutement... Dastra vous propose une gigantesque bibliothèque de + de 300 modèles de traitement de données accessibles librement.
- Tenue d'un inventaire de sous-traitants : Les outils de gestion de registre vous permettront de gérer un annuaire complet de sous-traitants avec tout un ensemble d'attributs. Il n'y aura pas besoin d'effectuer de la saisie redondante. Dastra propose même d'étendre les informations de votre sous-traitant en créant vos propres champs personnalisés !
- Besoin de moins d'expertise juridique : C'est surprenant, mais l'utilisation d'un outil, si celui-ci est suffisamment bien pensé et ergonomique, vous permettra de comprendre plus rapidement la structure d'une fiche de traitement. Souvent, l'outil vous proposera une aide contextuelle définissant les termes juridiques complexes. Un assistant vous guide pas à pas dans la constitution des fiches. Cela permet à des utilisateurs qui ne sont pas des experts sur le sujet de tenir à jour un registre. Parmi nos clients, de très nombreux parviennent à faire leur registre alors qu'ils n'ont pas de formation sur le sujet.
- Assurance sur la qualité des informations renseignées : Avec un tableur Excel, vous partez d'une feuille blanche, la qualité des champs de la fiche de traitement ne reposera que sur vos épaules. Avec un logiciel de registre, vous bénéficiez de l'expertise de nombreux experts qui ont réfléchi à la bonne manière d'organiser une fiche de traitement, aucune chance de se tromper !
- Gains de productivité majeurs : Un outil de registre vous permettra de répliquer un traitement, d'effectuer des actions en masse (ex: ajout' d'une catégorie de personnes à plusieurs traitements en une seule action) ou encore d'éviter les redondances de saisies. Avec un outil, le travail de saisie des informations est mineur et ne vous prendre pas beaucoup de temps de manière à ce que vous puissiez vous focaliser sur l'essentiel.
- Partage des fiches de traitement : Si l'outil est bien pensé, celui-ci vous permettra de partager aisément les fiches de traitement avec tous vos collaborateurs ou clients, améliorant ainsi la transparence des informations de l'entreprise ! Là où avec un drive de fichiers, ce serait une entreprise plus délicate.
- Recherche facilitée : Les options de filtrage avancées vous aideront à faire parler votre registre. Exemple: vous pouvez lister tous les traitements qui concernent certains sous-traitants.
- Visualisation à 360° : Un outil de registre vous permettra de filtrer, visualiser de manière conviviale l'intégralité de votre registre. C'est d'autant plus important, si vous avez une quantité de traitement importante.
- Tableau de bord de statistique : Un outil vous fournira très souvent des rapports de statistiques agrégées sur les fiches de traitement (ex: le nombre de traitement avec des données sensibles, ceux qui ont besoin d'un PIA).
- Intégration du PIA : Si l'outil est bien conçu, il vous permettra de mettre en oeuvre au sein de la fiche de traitement des analyses d'impact sur la vie privée très facilement (avec les champs préremplis).
- Exports dans tous les formats : Utiliser un outil ne veut pas dire que vous renoncez à Word ou Excel 😄. Vous pouvez très souvent exporter votre registre dans tous vos formats de fichier préférés (Excel, Word, Markdown...) !
- Suivi des modifications : Chaque modification effectuée sur le registre est auditée et sauvegardée. Cela vous permettra de connaître l'historique complet du traitement. Cela vous aide à savoir qui, quand et quelles changements ont été effectués. En cas de problème, vous pouvez restaurer vos fiches de traitement à une date ultérieure.
- Collaboration facilitée : Les outils (et en particulier Dastra) sont souvent conçus pour une meilleure collaboration entre les différentes parties prenantes de la conformité. Assignez des tâches aux utilisateurs, définissez des étapes de workflow, discutez avec les autres utilisateurs. De nombreux outils vous permettront également de désigner des propriétaires de traitement. Le registre devient alors un outil de renforcement de la responsabilisation des utilisateurs
- Délégation du travail aux opérationnels : La constitution d'une fiche de traitement nécessite l'expertise de nombreux opérationnels au sein de différentes directions (DSI, Marketing, Développement...). L'outil vous aidera à déléguer des tâches de complétion à ces parties prenantes. Par exemple, vous pouvez demander à la personne en charge de la gestion du CRM, de renseigner les données personnelles et leur durée de conservation. Cela aboutit sur des données saisies de meilleure qualité car plus proche de la réalité du terrain.
- Automatisation des tâches : Avec un logiciel de protection des données tel que Dastra, vous pouvez mettre en place des workflows automatiques qui déclencheront des envois automatiques de notifications, des créations d'audit, des attributions à des propriétaires ou des créations de tâches. Par exemple : si un traitement est modifié avec un PIA obligatoire, vous pouvez automatiser la création de cet audit de PIA qui va automatiquement être attribué au bon responsable qui recevra une notification.
- Tenue d'une cartographie des données : Bien souvent, l'outil vous permettra d'aller plus loin que la simple conformité et vous aidera à mettre en place une vraie gouvernance interne des données grâce à la cartographie des données : inventaire des actifs, des données et leur durée de conservation.
- Notifications des utilisateurs en temps réel : Afin de faciliter le travail en équipe, les membres du projet privacy seront notifiés en temps réel de l'évolution du travail sur la conformité (par email et/ou en push notifications).
- Vos données sont à l'abri : À la différence de fichiers statiques stockés sur un disque dur, vos traitements seront bien à l'abri d'une éventuelle fuite de données dans un serveur distant avec de nombreuses mesures de sécurité (Sauvegarde, chiffrement...)
- Elargissement à d'autres fonctionnalités : Vos fiches de traitement pourront discuter avec d'autres modules de l'application, par exemple, il est possible de faire de l'analyse de risque sur vos traitements ou de gérer des exercices de droits associés aux données du traitement...
- Insights en temps réel : Un éditeur de fiche de traitement embarquera souvent un assistant intelligent qui vous donnera des conseils afin d'améliorer les informations saisies dans votre fiche de traitement. Générez des plans d'action à partir des insights !
- Exploitez vos référentiels déjà existants : Vous n'aimez pas la saisie ? Vous avez déjà travaillé sur une cartographie de tout votre système information (données personnelles, sous-traitants...). Les outils vous feront gagner un temps important avec une capacité à importer en masse toutes les informations via fichier plat (excel, csv...) ou API.
- Connexions et intégrations API : Vous avez des développeurs en interne et vous avez besoin de synchroniser vos clients BtoB avec une fiche de traitement en tant que sous-traitant ? Les synchronisations via des connecteurs d'API vous permettront d'automatiser de nombreuses tâches ! Dastra est un outil de registre totalement ouvert qui dispose d'une API REST richement documentée
- Gestion du registre en tant que sous-traitant et en tant que responsable de traitement au même endroit : Dans des outils comme Dastra, plus besoin de naviguer entre les deux types de registre, toutes les fiches de traitement sont centralisées et peuvent être connectées entre elles !
- Taxonomie avancée : Vous ne vous y retrouvez plus dans vos 300 fiches de traitement ? Adopter un système de classification taxonomique vous aidera grandement à y voir plus clair ! Dans Dastra, vous pouvez classer vos traitements de manière souple pour faciliter leur recherche grâce au système de libellés (= les tags). En assignant des étiquettes à vos fiches, il sera plus facile de les filtrer et les identifier visuellement !
- Adaptation de votre registre à votre organisation : Votre organisation est complexe ? Vous avez 200 entités, une maison mère, des filiales, avec de nombreuses spécificités ! Un outil vous aidera à mettre au clair dans tout ça et de gérer la mise en commun de certaines parties du registre dans des maisons mères et la gestion de traitements spécifiques dans les filiales. C'est l'outil qui s'adaptera à votre organisation et vous permettra de gérer votre organigramme d'unités organisationnelles.
- Permissions et droits d'accès : Vous pouvez donner accès aux membres uniquement à certains segments de votre registre. Il est très souvent possible de personnaliser les droits d'accès très finement ! Si vous souhaitez impliquer un volume important de parties prenantes de votre organisation, il est indispensable de disposer d'un système d'octroi de permission efficace. Ce type de gestion d'accès est beaucoup plus complexe à gérer avec des fichiers physiques classiques.
- Pilotage et cartographie des transferts hors UE : Avec un outil, vous pouvez piloter et visualiser les transferts de données en dehors de l'union européenne. Les transferts peuvent être visualisés sous forme de carte ou de diagramme de flux. La visualisation sous forme graphique est un des grands intérêts de l'utilisation d'un outil de registre.
- Identifiez rapidement et simplement l'ensemble des risques potentiels : Votre traitement comporte des transferts en dehors de l'UE ou n'a pas fait l'objet d'un PIA alors qu'il est obligatoire ? Des outils comme Dastra vous propose un score de sensibilité qui compile tout un ensemble de critères vous aidant à mettre en oeuvre les bonnes actions ou mesures de sécurité !
- Pilotez la protection des données dans votre organisation : L'outil vous encouragera à appliquer le principe de minimisation des données et donc à limiter les risques pour votre organisation. Les outils tels que Dastra embarque un système de gestion de projets organisé en kanban ou en scrum vous permettant de piloter la mise en conformité de votre organisation.
- Capitalisation sur vos propres modèles : Ca y est ! Vous êtes maintenant un expert, et vous vous êtes constitué une véritable librairie de traitements pré-configurés dans tous les domaines de votre secteur. Vous pouvez désormais capitaliser dessus en les déployant dans d'autres filiales ou entreprises (si vous êtes un DPO externalisé) ! Dastra propose un système qui vous permet de répliquer, transférer ou fusionner des traitements dans n'importe quel autre entité de votre organisation !
Quelle solution utiliser ?
Il existe de très nombreux outils sur le marché. Et vous vous doutez qu'Ils sont de qualité très variable ! Mais si vous cherchez la perle rare qui répond à l'ensemble de ces critères, nous vous recommandons le logiciel RGPD Dastra. Si vous êtes intéressés, vous pouvez donc :
- 🤩 Demander une démo : un de nos experts prendra 1 heure pour faire le point sur votre projet et vous présenter la plateforme.
- 💰 Consulter nos tarifs : nous proposons une offre Starter qui contient la boîte à outil indispensable à la mise en place d'un registre des traitements efficace pour les organisations de toutes les tailles.
- 🚀 Tester notre outil gratuitement pendant 30 jours. Cela ne vous prendra que quelques minutes et ne vous engage à rien du tout ! C'est le meilleur moyen de se faire un avis !
Vous n'êtes toujours pas convaincus ?
Si vous hésitez encore un peu à prendre en outil de gestion registre, nous serions extrêmement heureux d'en discuter avec vous car c'est un sujet qui nous passionne ! Vous pouvez nous contacter ou nous demander une démo