Qu'est-ce que la cartographie des données ?
La cartographie des données est une étape fondamentale pour toute organisation qui souhaite maîtriser ses flux d’information et se conformer aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Elle consiste à visualiser et documenter le trajet des données collectées tout au long de leur cycle de vie, depuis leur collecte initiale jusqu’à leur suppression ou leur anonymisation.
En pratique, il s’agit d’identifier les sources de données, de décrire les différentes étapes de traitement, de préciser la finalité de chaque opération, et de formaliser l’ensemble dans un document clair et structuré. Cette démarche s’appuie sur la mise en place d’outils et de procédures adaptés, tels que le registre des traitements, qui constitue la base de la documentation interne obligatoire pour toute organisation.
La cartographie n’est pas une simple formalité administrative. Elle permet :
de comprendre comment circulent les informations dans un système d’information complexe,
de repérer les éventuels points faibles en matière de sécurité,
d’identifier la présence de données sensibles,
d’organiser la mise à jour régulière des informations,
et de définir une véritable place pour protéger les droits des personnes concernées.
Pourquoi la cartographie des données est-elle indispensable ?
La première raison est la conformité légale. Le RGPD impose à toutes les organisations, publiques comme privées, de démontrer leur responsabilité en matière de gestion des données personnelles. Sans cartographie claire, il est impossible de répondre efficacement à un contrôle de la CNIL ou à une demande d’exercice des droits (accès, rectification, effacement).
La deuxième raison est la qualité des données. En identifiant les sources de données et les modalités de collecte, on s’assure de la fiabilité des informations utilisées. Cela améliore la prise de décision stratégique, par exemple en matière de gestion RH, de marketing ou de suivi client.
La troisième raison concerne la sécurité et la maîtrise des risques. La cartographie permet de localiser précisément où sont stockées les informations, de vérifier les durées de conservation des données, et de mettre en place des mesures adaptées pour éviter les pertes, les vols ou les accès non autorisés.
Enfin, la cartographie est un outil de pilotage. Elle facilite la mise en place de processus clairs, la communication entre les services, et la planification des investissements technologiques. Une entreprise qui connaît ses données peut optimiser ses systèmes et réduire les coûts liés aux redondances ou aux erreurs.
Élaborer une cartographie de vos opérations de traitement des données personnelles
Dans le cadre de la mise en œuvre du plan d'action visant à se conformer au RGPD, les organisations doivent élaborer une documentation interne exhaustive. Ce plan d'actions concerne les processus de traitement des données personnelles. Il est impératif de garantir la conformité aux nouvelles obligations légales.
Afin d'évaluer l'impact du règlement sur votre activité et de répondre à cette exigence, vous devez préalablement effectuer un recensement précis de :
- Les divers traitements de données personnelles ;
- Les catégories de données personnelles traitées ;
- Les objectifs poursuivis par les opérations de traitement des données ;
- Les intervenants (internes ou externes) participant à ces traitements. Il est crucial d'identifier clairement les prestataires sous-traitants pour mettre à jour les clauses de confidentialité ;
- Les flux de données, en précisant l'origine et la destination des données. Notamment pour identifier d'éventuels transferts de données en dehors de l'Union européenne.
Les étapes à suivre
Au sein de votre cartographie des données RGPD, pour chaque traitement de données personnelles, veuillez vous poser les questions suivantes :
QUI ?
- Enregistrez dans le registre le nom et les coordonnées du responsable du traitement (et de son représentant légal). Ainsi que, le cas échéant, du délégué à la protection des données.
- Identifiez les responsables des services opérationnels traitant les données au sein de votre organisme.
- Établissez une liste des sous-traitants.
QUOI ?
- Identifiez les catégories de données traitées.
- Repérez les données susceptibles de présenter des risques en raison de leur sensibilité particulière. Par exemple, les données relatives à la santé ou les infractions.
POURQUOI ?
- Indiquez la ou les finalités pour lesquelles vous collectez ou traitez ces données (exemple : gestion de la relation commerciale, gestion RH…).
OÙ ?
- Déterminez le lieu où les données sont hébergées.
- Indiquez quels pays les données sont éventuellement transférées.
JUSQU’À QUAND ?
- Précisez, pour chaque catégorie de données, la durée pendant laquelle vous les conservez.
COMMENT ?
- Quelles mesures de sécurité sont mises en œuvre pour minimiser les risques d’accès non autorisés aux données. Et, par conséquent, l'impact sur la vie privée des personnes concernées ?
Bonnes pratiques pour une cartographie efficace
Impliquer l’ensemble des services : la cartographie n’est pas l’affaire d’un seul département (juridique ou informatique), mais concerne toutes les équipes qui manipulent des données.
Mettre en place des outils collaboratifs : un logiciel spécialisé, comme Dastra, facilite la collecte d’informations et leur centralisation.
Assurer une mise à jour continue : un registre figé perd rapidement sa valeur. Il doit être révisé à chaque évolution organisationnelle ou technologique.
Sensibiliser les collaborateurs : chacun doit comprendre la finalité de la démarche et son rôle dans la protection des données.
Relier la cartographie aux politiques de sécurité : elle doit s’intégrer dans la stratégie globale du système d’information, afin de garantir une cohérence entre conformité et cybersécurité.
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