Définition
Un traitement de données à caractère personnel est défini simplement par toute opération portant sur des données à caractère personnel.
Il peut s'agit d'une opération ou de plusieurs opérations formant un ensemble dans un même objectif.
Le procédé de l'opération importe peu. L'article 4 du RGPD donne une liste non exhaustive : collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
En pratique, il s'agit d'une utilisation de données à caractère personnel.
Cette utilisation peut être automatisée ou non. C'est à dire que l'utilisation peut découler d'un processus informatique actionné par ordinateur (par exemple, l'enregistrement d'un fichier informatique sur un disque dur) mais également être un traitement papier (par exemple, des dossiers de comptabilité ou d'avocats rangés dans une armoire) tant que les données au format papier sont structurées.
L'objectif est évidemment de limiter l'application des règles à l'informatique et de couvrir les archives et dossiers papier imprimés.
L'écriture de coordonnées sur un coin de table sera peu susceptible de constituer un traitement si elles restent dans un portefeuille et que l'écrit n'est utilisé que pour transmettre une information.
Il en serait autrement si les coordonnées sont ensuite entrées dans un logiciel de gestion des contacts.
Le traitement peut être plus ou moins complexe.
Parfois, il s'agira d'une seule utilisation de données, par exemple, l'envoi de prospection commerciale par email et d'autres fois, il s'agira d'un ensemble complexe d'opérations portant sur plusieurs données pour plusieurs utilisations. Les traitements mis en oeuvre par les ministères régaliens sont un bon exemple. Les décrets les autorisant encadrent très souvent un grand nombre d'opérations (par exemple, le décret encadrant le traitement SI COVID : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000042739429).
