Modèle de traitement de données RGPDExercice des activités notariales et rédaction de documents

Par: Dastro Naute

Notaire Privé

Ce modèle de traitement est relatif aux différents envois, retour de documents ou d'informations dans l'exercice des activités notariales et de rédaction de documents ainsi que la fourniture de conseils juridiques et la conservation pour le compte de clients de pièces justificatives

Finalités (8)

La finalité d'un traitement est l'objectif principal de l'utilisation des données personnelles. Ces données doivent être collectées pour un but bien déterminé et légitime et ne doivent pas être traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial

Envoi et retour d’informations ou de documents aux organismes bancaires dans le cadre de l’application Mécanotaires

Contrat ou mesures précontractuelles - art. 6-1 b)

Envoi et réception dématérialisés d’informations ou de documents

Dans le cadre de la procédure d’instruction des déclarations d’intention d’aliéner (DIA) ;réalisation des formalités relatives aux pactes civils de solidarité ayant fait l’objet d’une convention initiale par acte notarié et de statistiques anonymes dans le cadre du registre automatisé nommé « PACSen » prévu par le décret n° 2012-966 du 20 août 2012

Contrat ou mesures précontractuelles - art. 6-1 b)

Envoi dématérialisé des copies et extraits des actes de l’état civil

Dans le cadre du traitement de gestion de l’état civil des services compétents des communes et de celui du ministère des affaires étrangères

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers - art. 6-1 f)

Etudes statistiques

Fourniture d’informations à des organismes liés à l’office notarial pour la production d’informations statistiques et l’évaluation des biens immobiliers

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers - art. 6-1 f)

Envoi et réception d’informations ou de documents relatifs aux actes, aux biens et au virements bancaires

Dans le cadre du traitement Télé@ctes

Contrat ou mesures précontractuelles - art. 6-1 b)

Envoi et retour d’informations ou de documents aux organismes externes à l'office notarial

Liés à l’exercice de l’activité notariale et la rédaction des actes ; production, publication, gestion, comptabilité et conservation des actes ;

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers - art. 6-1 f)

Fourniture de conseils juridiques

Liés à l’exercice de l’activité notariale et la rédaction des actes ; production, publication, gestion, comptabilité et conservation des actes ;

Contrat ou mesures précontractuelles - art. 6-1 b)

Conservation pour le compte de clients de pièces justificatives

Relatives à leurs demandes de déductions du revenu global, de réductions ou de crédits d’impôts, dans le cadre de leur mission de tiers de confiance telle que prévue par le code général des impôts ;

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers - art. 6-1 f)

Données (5)

L’article 30 du RGPD exige l’inscription des catégories de données traitées. Il s’agit ici de définir les catégories de données traitées. Celles-ci peuvent être dites courantes ou sensibles.

Dossiers en cours

Détails des données

Informations relatives à la gestion comptable et administrative des clients requis

Suivi et statistiques de l’activité requis

Type d'acte requis

Liste des actes requis

Identité du notaire et/ou du collaborateur en charge du dossier au sein de l’office requis

Règles de conservation

Base active:

30 ans à compter de l’achèvement de la prestation pour ce qui concerne : le client de l’office notarial, les dossiers en cours, l’exercice des activités notariales, la rédaction des documents et, en particulier, des demandes de renseignements adressées à la conservation des hypothèques ou ses réponses, le registre des formalités ; 75 ans pour les actes authentiques, les fichiers clients et le répertoire des actes (conservés à l’office notarial puis archivés) ; 5 ans à compter de la date de la dissolution du pacte pour les informations relatives au PACS, lesquelles sont conservées dans le traitement automatisé « PACSen » Sans limitation de durée pour les informations relatives aux actes (conservées à l’office notarial).

Biens concernés

Détails des données

Registre des formalités requis

Liste des actes requis

Coordonnées du syndic de copropriété et de lotissement requis

Références cadastrales requis

Données de localisation requis

Règles de conservation

Base active:

Actes

Détails des données

Répertoire des actes requis

Numéro d’archive de l’acte requis

Numéro d’archive du dossier requis

Nom de l’office et notaire participant requis

Règles de conservation

Base active:

Dossier client des personnes morales

Détails des données

Numéro interne à l'office requis

Identité de la personne en charge du dossier au sein de l’office requis

Liste des actes signés requis

Statut et composition de la personne morale requis

Informations inscrites au registre du commerce et des sociétés requis

Informations bancaires et fiscales requis

Coordonnées professionnelles

requis

Coordonnées personnelles

requis

Identité requis

Règles de conservation

Base active:

Dossier client des personnes physiques

Détails des données

Numéro interne à l'office requis

Liste des actes signés requis

Attestations fiscales requis

Informations bancaires et fiscales requis

Identité de la personne en charge du dossier au sein de l’office requis

Données relatives à la vie professionnelle requis

Situation patrimoniale requis

Situation familiale

requis

Situation matrimoniale

requis

Coordonnées professionnelles

requis

Coordonnées personnelles

requis

Identité requis

Règles de conservation

Base active:

Personnes concernées (1)

Une personne concernée est toute personne dont les données sont collectées, retenues ou traitées par le traitement de données en question. Ex : Dans le cadre d'un traitement de gestion du recrutement, n'importe quel candidat pour le poste concerné constitue une personne concernée