Définition et missions du DPO

DPO : définition et rôle

Souvent qualifié de « chef d’orchestre » de la protection des données par la CNIL, le Délégué à la Protection des Données ou DPO (Data Protection Officer) est la personne chargée d’assurer la protection des données personnelles et la conformité au RGPD au sein des entreprises et des organismes publics.

Institué par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), en vigueur depuis le 25 mai 2018, le DPO joue un rôle essentiel dans la mise en place et le suivi de la mise en conformité des traitements de données personnelles.

Le chapitre IV du règlement général sur la protection des données encadre précisément sa désignation, ses missions et ses obligations.

Avant le RGPD, les entreprises pouvaient désigner un Correspondant Informatique et Libertés (CIL), rôle non obligatoire. Désormais, le DPO est un acteur stratégique de la protection des données RGPD, garant du respect des droits des personnes et interlocuteur privilégié de la CNIL.

Pourquoi désigner un DPO ?

Dans les structures où sa présence est requise, le Délégué à la Protection des Données est le point de contact entre l’organisme, la CNIL et les personnes concernées. Il veille à la bonne application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), il conseille les responsables de traitement et s’assure que les traitements de données personnelles respectent la législation en vigueur.

De plus en plus de TPE, PME et organismes publics choisissent de désigner un DPO afin de maîtriser les risques juridiques liés à la protection des données personnelles.

Lorsque la nomination d’un DPO interne n’est pas envisageable, la mission peut être confiée à un prestataire externe, permettant de bénéficier d’une expertise spécialisée.

Le Data Protection Officer devient ainsi un allié essentiel dans la gouvernance de la donnée, garantissant la conformité au RGPD tout en accompagnant les équipes dans leur gestion quotidienne de la data.

Les missions principales du DPO

Le DPO doit :

• Informer et conseiller les dirigeants et collaborateurs sur les obligations en matière de protection des données à caractère personnel ;
• Contrôler la conformité des traitements de données personnelles : finalités, sécurité, durée de conservation, droits des personnes, etc. ;
• Accompagner la mise en place d’analyses d’impact (PIA) pour les traitements à grande échelle susceptibles d’affecter la vie privée ;
• Assurer la coopération avec la CNIL et répondre aux demandes des personnes concernées ;
• Tenir à jour le registre des traitements, en lien avec les responsables de traitement et les sous-traitants.

Le DPO aide également l’organisation à :

• Cartographier les traitements de données personnelles ;
• Prioriser les actions de mise en conformité en fonction des risques identifiés ;
• Mettre en place des procédures internes pour gérer les violations de données ou les demandes d’exercice de droits ;
• Documenter la conformité afin de pouvoir la démontrer en cas de contrôle.

Le DPO est-il obligatoire ?

La désignation d’un Délégué à la Protection des Données est obligatoire dans trois cas définis à l’article 37 du RGPD :

1. Lorsque le traitement est effectué par une autorité ou un organisme public, sauf les juridictions agissant dans l’exercice de leurs fonctions juridictionnelles ;
2. Lorsque les activités principales de l’entreprise impliquent un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes concernées (ex. : vidéosurveillance, géolocalisation, programmes de fidélité, etc.) ;
3. Lorsque les activités reposent sur le traitement à grande échelle de données sensibles (santé, biométrie, opinions, etc.) ou de données relatives à des condamnations pénales et infractions.

Même lorsque la désignation n’est pas obligatoire, la CNIL recommande fortement de désigner un DPO pour structurer la mise en conformité et prouver la bonne foi de l’organisme en matière de protection des données.

En cas de contrôle, il est nécessaire de justifier l’absence de DPO et d’expliquer les raisons de cette décision dans la documentation interne.

Désigner un DPO interne, mutualisé ou externe permet donc de piloter la conformité RGPD de manière continue et efficace.

Compétences et conditions d’exercice du DPO

Pour exercer ses missions efficacement, le Data Protection Officer doit remplir trois conditions essentielles :

1. Disposer de compétences approfondies en droit du numérique, en protection des données personnelles, en cybersécurité et en gouvernance de l’information ;
2. Avoir les moyens nécessaires : accès à toutes les informations utiles, temps suffisant, outils adaptés et ressources adéquates pour mener à bien la mise en conformité ;
3. Agir en toute indépendance, sans conflit d’intérêts ni influence hiérarchique.

Le DPO est également tenu à une obligation de confidentialité dans le cadre de ses missions.

Enfin, tout organisme doit déclarer son DPO auprès de la CNIL par voie électronique.

La certification du DPO

Afin d’assurer un haut niveau de compétence, la CNIL a instauré un référentiel de certification pour le Délégué à la Protection des Données.

Cette certification, bien que non obligatoire, atteste de la maîtrise des fondamentaux du RGPD et des bonnes pratiques de gouvernance.

L’examen se compose d’un QCM d’environ 100 questions, couvrant trois domaines clés : cadre juridique, sécurité, et gestion opérationnelle des traitements de données personnelles.

Il faut obtenir 75 % de bonnes réponses pour réussir, avec un minimum de 50 % dans chaque domaine.

La certification est valable trois ans et délivrée par des organismes agréés par la CNIL.

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Grâce à la plateforme Dastra, vous pouvez :

• Centraliser vos traitements de données personnelles et registres,
• Gérer vos analyses d’impact,
• Piloter vos plans d’action,
• Répondre efficacement aux demandes de la CNIL ou des personnes concernées.

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