À quoi sert ce référentiel
Tenir un registre des traitements suppose de remplir des champs. Certains attendent une valeur choisie dans une liste, d'autres une valeur rédigée. Cette différence est rarement explicite, et c'est là que la cartographie se dégrade : deux personnes décrivant la même population l'écrivent différemment, et le registre cesse d'être exploitable.
Ce document n'est pas un mode d'emploi de l'interface — c'est le rôle de la documentation Dastra. Il répond à une autre question : quelles valeurs écrire, et sous quelle forme, dans les trois langues de travail du produit.
Il sert deux usages. Pour une équipe conformité, c'est un vocabulaire commun opposable, qui évite d'arbitrer au cas par cas. Pour un assistant automatisé, c'est ce qui permet de produire une valeur normalisée plutôt qu'un texte libre à ressaisir.
Trois statuts de champ, à ne jamais confondre
La distinction structurante n'est pas thématique mais normative. Un champ relève de l'un de trois régimes, et la conduite à tenir diffère.
| Statut | Ce que cela signifie | Conduite à tenir |
|---|---|---|
| Liste fermée | Le produit impose une énumération. Toute autre valeur est rejetée. | Choisir dans la liste. Jamais d'invention, jamais de traduction libre. |
| Référentiel ouvert | Le produit fournit une liste, l'organisation l'enrichit. Rien n'empêche les doublons. | Rechercher une valeur existante avant d'en créer une. Rabattre sur la forme canonique. |
| Texte libre | Aucune contrainte technique. | Respecter une règle de formulation, pas une liste. |
Signalement de statut
Chaque partie porte l'un de ces deux marqueurs :
LISTE DU PRODUIT— les valeurs sont celles que le produit connaît. Elles sont contraignantes.TAXONOMIE PROPOSÉE— le produit n'impose rien. Les valeurs sont une convention de normalisation, à adopter et non à subir.
Comment l'utiliser
Trois entrées possibles selon le besoin.
- Vous remplissez une fiche de traitement : la partie 2 pour qualifier les données, la partie 4 pour les personnes concernées, la partie 5 pour les destinataires, la partie 6 pour la finalité.
- Vous nettoyez un registre existant : la table de rabattement de la partie 4 et les règles de la partie 7 donnent les critères de fusion.
- Vous travaillez en plusieurs langues : chaque valeur porte ses trois libellés sur une même ligne, ce qui permet d'aligner un registre français et un registre allemand sans les retraduire.
Partie 1 — Cartographie des taxonomies du registre
LISTE DU PRODUIT · août 2026
| Taxonomie | Statut | Valeurs | Objet porteur |
|---|---|---|---|
| Catégories de données personnelles | Liste fermée | 19 | Champ de données |
| Classification de sensibilité | Liste fermée | 3 | Champ de données |
| Type de donnée | Liste fermée | 5 | Champ de données |
| Origine des données | Liste fermée | 3 | Jeu de données |
| Type de mesure de sécurité | Liste fermée | 3 | Mesure |
| Type d'actif | Liste fermée | 8 | Actif |
| Type de personne juridique | Liste fermée | 2 | Acteur |
| Canal de demande de droits | Liste fermée | 4 | Demande d'exercice de droits |
| Type d'unité organisationnelle | Liste fermée | 2 | Unité organisationnelle |
| Catégories de personnes concernées | Référentiel ouvert | Propres à l'organisation | Référentiel autonome |
| Champs de données | Référentiel ouvert | Propres à l'organisation | Référentiel autonome |
| Destinataires | Qualification au niveau du traitement | — | Traitement |
| Finalités | Rédigées, rattachées au traitement | — | Traitement |
| Base juridique de conservation | Texte libre | — | Jeu de données |
Deux points de structure à connaître
Les finalités et les destinataires ne sont pas des taxonomies au sens strict. Les finalités sont rédigées au niveau de chaque traitement, sans référentiel autonome réutilisable. Les destinataires ne forment pas une liste de types : ce sont des acteurs auxquels une qualification est attribuée dans le contexte d'un traitement, l'attribut typé de l'acteur se limitant à distinguer la personne morale de la personne physique. Les parties 5 et 6 proposent donc une convention là où le produit laisse libre.
La base juridique de conservation est un champ libre. C'est cohérent : la référence exacte varie selon le pays, la matière et le texte applicable. Mais un champ libre sans convention devient vite un champ où chacun rédige un paragraphe différent, ce qui interdit tout regroupement. La partie 7 propose une règle de citation.
Partie 2 — Catégories de données personnelles
LISTE DU PRODUIT · liste fermée, 19 valeurs
Taxonomie alignée sur les catégories préconisées par la CNIL. C'est la liste la plus structurante du registre : elle conditionne le déclenchement des critères d'analyse d'impact.
État civil, identité, données d'identification · Personenstand, Identität, Identifikationsdaten · Civil status, identity, identification data
FR — Données permettant d'identifier directement une personne : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresse postale, nationalité, situation de famille, pièces d'identité.
DE — Daten zur unmittelbaren Identifizierung einer Person : Name, Vornamen, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Postanschrift, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Ausweisdokumente.
EN — Data allowing direct identification of a person : surname, given names, sex, date and place of birth, postal address, nationality, family situation, identity documents.
Vie personnelle · Persönliches Leben · Personal life
FR — Éléments relatifs aux habitudes de vie, à la composition du foyer, aux loisirs, aux centres d'intérêt et au comportement d'achat, hors données sensibles.
DE — Angaben zu Lebensgewohnheiten, Haushaltszusammensetzung, Freizeit, Interessen und Kaufverhalten, ohne besondere Datenkategorien.
EN — Information on lifestyle, household composition, leisure activities, interests and purchasing behaviour, excluding special categories.
Vie professionnelle · Berufsleben · Professional life
FR — Données relatives à l'emploi, à la carrière, à la formation, aux diplômes, aux fonctions exercées, à l'évaluation et à l'organisation du travail.
DE — Daten zu Beschäftigung, Laufbahn, Ausbildung, Abschlüssen, ausgeübten Funktionen, Beurteilung und Arbeitsorganisation.
EN — Data relating to employment, career, training, qualifications, roles held, appraisal and work organisation.
Informations d'ordre économique et financier · Wirtschaftliche und finanzielle Daten · Economic and financial data
FR — Revenus, rémunération, patrimoine, coordonnées bancaires, situation fiscale, solvabilité, opérations de paiement, aides et allocations.
DE — Einkommen, Vergütung, Vermögen, Bankverbindung, steuerliche Situation, Kreditwürdigkeit, Zahlungsvorgänge, Beihilfen und Leistungen.
EN — Income, remuneration, assets, bank details, tax situation, creditworthiness, payment transactions, benefits and allowances.
Données de connexion · Verbindungsdaten · Connection data
FR — Traces techniques produites par l'accès à un service : adresse IP, identifiants de session, horodatages, journaux d'authentification, durée de connexion.
DE — Technische Spuren des Zugriffs auf einen Dienst : IP-Adresse, Sitzungskennungen, Zeitstempel, Authentifizierungsprotokolle, Verbindungsdauer.
EN — Technical traces produced by access to a service : IP address, session identifiers, timestamps, authentication logs, connection duration.
Données d'utilisation des services · Internetnutzungsdaten · Internet usage data
FR — Données relatives au comportement en ligne : pages consultées, requêtes de recherche, interactions, cookies et traceurs, historique d'usage d'une application.
DE — Daten zum Online-Verhalten : aufgerufene Seiten, Suchanfragen, Interaktionen, Cookies und Tracker, Nutzungsverlauf einer Anwendung.
EN — Data on online behaviour : pages viewed, search queries, interactions, cookies and trackers, application usage history.
La frontière avec la catégorie précédente est la plus délicate de la liste. Les données de connexion sont produites par l'infrastructure, les données d'utilisation par le comportement. Une adresse IP peut relever des deux selon le motif de sa collecte. Règle proposée : collectée pour authentifier ou sécuriser, elle relève de la connexion ; collectée pour analyser un usage, elle relève de l'utilisation des services. L'essentiel est de trancher une fois et de s'y tenir sur tout le registre.
Données de localisation · Standortdaten · Location data
FR — Données révélant la position géographique d'une personne ou d'un équipement : coordonnées GPS, trajets, destinations, horodatage de localisation.
DE — Daten, die den geografischen Standort einer Person oder eines Geräts offenlegen : GPS-Koordinaten, Fahrtwege, Ziele, Standort-Zeitstempel.
EN — Data revealing the geographical position of a person or device : GPS coordinates, journeys, destinations, location timestamps.
Données de santé · Gesundheitsdaten · Health data
FR — Données relatives à la santé physique ou mentale, y compris la prestation de soins : diagnostics, traitements, prescriptions, allergies, arrêts de travail, comptes rendus médicaux. Catégorie particulière au sens de l'article 9 du RGPD.
DE — Daten zur körperlichen oder geistigen Gesundheit, einschließlich der Erbringung von Gesundheitsleistungen : Diagnosen, Behandlungen, Verordnungen, Allergien, Arbeitsunfähigkeit, Arztberichte. Besondere Datenkategorie nach Artikel 9 DSGVO.
EN — Data concerning physical or mental health, including the provision of care : diagnoses, treatments, prescriptions, allergies, sick leave, medical reports. Special category under Article 9 GDPR.
Données biométriques · Biometrische Daten · Biometric data
FR — Données issues d'un traitement technique de caractéristiques physiques, physiologiques ou comportementales permettant l'identification unique : empreintes, gabarit facial, gabarit de la main, voix. Catégorie particulière lorsqu'elles sont traitées aux fins d'identification unique.
DE — Daten aus einer technischen Verarbeitung physischer, physiologischer oder verhaltenstypischer Merkmale, die eine eindeutige Identifizierung ermöglichen : Fingerabdrücke, Gesichtsschablone, Handschablone, Stimme. Besondere Datenkategorie bei Verarbeitung zur eindeutigen Identifizierung.
EN — Data resulting from technical processing of physical, physiological or behavioural characteristics allowing unique identification : fingerprints, facial template, hand template, voice. Special category where processed for the purpose of unique identification.
Un enregistrement brut n'est pas une donnée biométrique. Un flux audio ou une séquence vidéo ne le devient qu'à partir du moment où un traitement technique en extrait un gabarit aux fins d'identifier ou de vérifier une personne. Classer d'emblée toute captation en biométrie fait basculer à tort le traitement sous le régime de l'article 9.
Données génétiques · Genetische Daten · Genetic data
FR — Données relatives aux caractéristiques génétiques héréditaires ou acquises, donnant des informations uniques sur la physiologie ou l'état de santé. Catégorie particulière.
DE — Daten zu ererbten oder erworbenen genetischen Eigenschaften, die eindeutige Informationen über Physiologie oder Gesundheitszustand liefern. Besondere Datenkategorie.
EN — Data relating to inherited or acquired genetic characteristics giving unique information about physiology or state of health. Special category.
Numéro d'identification national (NIR) · Nationale Identifikationsnummer · National identification number
FR — Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques, ou son équivalent étranger. Soumis à un encadrement spécifique en droit français.
DE — Nummer im nationalen Register zur Identifizierung natürlicher Personen oder deren ausländisches Äquivalent. Unterliegt im französischen Recht besonderen Anforderungen.
EN — Number registered in the national natural-person identification register, or its foreign equivalent. Subject to specific requirements under French law.
Tout identifiant unique n'est pas un numéro national. Un identifiant interne de dossier, de compte ou de participant relève de l'état civil et des données d'identification, non de cette catégorie, qui vise les seuls numéros attribués par une autorité publique aux fins d'identification des personnes.
Infractions, condamnations et mesures de sûreté · Straftaten, Verurteilungen und Sicherungsmaßnahmen · Criminal offences and convictions
FR — Données relatives aux infractions commises ou alléguées, aux condamnations pénales, aux mesures de sûreté, aux extraits de casier judiciaire. Régime de l'article 10 du RGPD.
DE — Daten zu begangenen oder behaupteten Straftaten, strafrechtlichen Verurteilungen, Sicherungsmaßnahmen, Führungszeugnissen. Regelung des Artikels 10 DSGVO.
EN — Data relating to offences committed or alleged, criminal convictions, security measures, criminal record extracts. Article 10 GDPR regime.
Données judiciaires · Justizdaten · Judicial data
FR — Décisions de justice et actes de procédure ne relevant pas de la matière pénale : décisions civiles, mesures d'assistance éducative, ordonnances de protection, historique contentieux.
DE — Gerichtsentscheidungen und Verfahrensakte außerhalb des Strafrechts : Zivilentscheidungen, erzieherische Hilfsmaßnahmen, Schutzanordnungen, Streitverfahrenshistorie.
EN — Court decisions and procedural documents outside criminal matters : civil rulings, educational assistance measures, protection orders, litigation history.
Opinions politiques · Politische Meinungen · Political opinions
FR — Données révélant les opinions politiques, y compris le sens d'un vote exprimé. Catégorie particulière.
DE — Daten, aus denen politische Meinungen hervorgehen, einschließlich des Inhalts einer abgegebenen Stimme. Besondere Datenkategorie.
EN — Data revealing political opinions, including how a vote was cast. Special category.
Convictions religieuses ou philosophiques · Religiöse oder philosophische Überzeugungen · Religious or philosophical beliefs
FR — Données révélant les convictions religieuses ou philosophiques. Catégorie particulière.
DE — Daten, aus denen religiöse oder philosophische Überzeugungen hervorgehen. Besondere Datenkategorie.
EN — Data revealing religious or philosophical beliefs. Special category.
Appartenance syndicale · Gewerkschaftszugehörigkeit · Trade union membership
FR — Données révélant l'appartenance à une organisation syndicale, y compris la composition nominative d'une délégation du personnel. Catégorie particulière.
DE — Daten, aus denen die Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft hervorgeht, einschließlich der namentlichen Zusammensetzung einer Personalvertretung. Besondere Datenkategorie.
EN — Data revealing trade union membership, including the named composition of an employee representative body. Special category.
Origine raciale ou ethnique · Rassische oder ethnische Herkunft · Racial or ethnic origin
FR — Données révélant l'origine raciale ou ethnique. Catégorie particulière.
DE — Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft hervorgeht. Besondere Datenkategorie.
EN — Data revealing racial or ethnic origin. Special category.
Attention aux données révélatrices par inférence. La nationalité, le pays de naissance ou le lieu de résidence ne révèlent pas en soi l'origine ethnique. La qualification dépend du contexte et de l'usage : elle enclenche le régime de l'article 9 et mérite donc un examen explicite plutôt qu'un réflexe.
Vie sexuelle ou orientation sexuelle · Sexualleben oder sexuelle Orientierung · Sex life or sexual orientation
FR — Données relatives à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle. Catégorie particulière.
DE — Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung. Besondere Datenkategorie.
EN — Data concerning sex life or sexual orientation. Special category.
Autre · Andere · Other
FR — Valeur de repli lorsque aucune catégorie ne convient. À n'utiliser qu'après avoir écarté les dix-huit autres.
DE — Rückfallwert, wenn keine Kategorie passt. Erst zu verwenden, nachdem die achtzehn anderen ausgeschlossen wurden.
EN — Fallback value where no category applies. To be used only after ruling out the other eighteen.
Cette valeur est un signal, pas une solution. Un recours massif à « Autre » indique généralement l'une de deux choses : soit la qualification n'a pas été faite, soit le champ décrit autre chose qu'une donnée personnelle. Un identifiant d'application, un nom de serveur ou une adresse de salle de réunion ne décrivent aucune personne physique : ils relèvent de l'actif, pas du glossaire de données.
Partie 3 — Les autres listes fermées
LISTE DU PRODUIT
Énumérations courtes, à respecter à la lettre.
Classification de sensibilité — 3 valeurs
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Courante | Normal | Current | Donnée ne relevant ni de l'article 9 ni de l'article 10 du RGPD. |
| Sensible | Sensibel | Sensitive | Donnée relevant d'une catégorie particulière au sens de l'article 9, ou de l'article 10 pour les données pénales. |
| Nature hautement personnelle | Höchstpersönliche Natur | Highly personal nature | Donnée non sensible au sens de l'article 9 mais dont la divulgation exposerait fortement la personne. |
La troisième valeur est la plus souvent oubliée. Elle ne double pas la sensibilité juridique : elle correspond au critère « données à caractère hautement personnel » des lignes directrices sur l'analyse d'impact, qui vaut par exemple pour des données financières détaillées, des communications privées ou des données de localisation fine. C'est un critère d'analyse d'impact à part entière, indépendant de l'article 9.
Type de donnée — 5 valeurs
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Chaîne de caractères | Zeichenkette | String | Valeur textuelle libre. |
| Nombre | Zahl | Number | Valeur numérique. |
| Date | Datum | Date | Date ou date-heure. |
| Identifiant unique | Eindeutige Kennung | Unique identifier | Valeur identifiant un enregistrement de manière univoque. |
| Document | Dokument | Document | Pièce jointe ou fichier. |
Ce champ décrit la nature technique de la donnée, non sa nature juridique. Il est utile pour un travail de gouvernance des données ou d'alignement avec un dictionnaire technique ; il n'est pas requis par l'article 30 du RGPD.
Origine des données — 3 valeurs
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Directe | Direkt | Direct | Données collectées auprès de la personne concernée elle-même. |
| Indirecte | Indirekt | Indirect | Données obtenues d'un tiers ou d'une source publique. |
| Directe et indirecte | Direkt und indirekt | Direct and indirect | Le jeu de données combine les deux origines. |
Ce champ a une conséquence directe. Une collecte indirecte déclenche l'obligation d'information de l'article 14, dont le contenu et le délai diffèrent de ceux de l'article 13. Renseigner « indirecte » n'est donc pas une précision documentaire : c'est ce qui détermine la mention d'information à produire.
Type de mesure de sécurité — 3 valeurs
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Technique | Technisch | Technical | Mesure mise en œuvre par un dispositif : chiffrement, cloisonnement, journalisation, sauvegarde. |
| Organisationnelle | Organisatorisch | Organizational | Mesure portée par une règle ou un processus : habilitations, procédure, formation, contrat. |
| Physique | Physisch | Physical | Mesure portant sur les locaux et les supports matériels : contrôle d'accès, coffre, destruction sécurisée. |
Type d'actif — 8 valeurs
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Logiciel | Software | Software | Application, service ou module logiciel. |
| Algorithme | Algorithmus | Algorithm | Modèle, règle de calcul ou traitement algorithmique, y compris modèle d'IA. |
| Processus | Prozess | Process | Enchaînement d'opérations métier. |
| Réseau | Netzwerk | Network | Composant d'infrastructure réseau. |
| Matériel | Hardware | Material | Équipement physique : poste, serveur, terminal, capteur. |
| Données | Daten | Data | Ensemble de données considéré comme un actif à part entière. |
| Bâtiment | Gebäude | Building | Local, site ou zone physique. |
| Personnes | Personen | People | Groupe de personnes constituant une ressource de l'organisation. |
Type de personne juridique (acteur) — 2 valeurs
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Personne morale | Juristische Person | Legal entity | Société, association, autorité publique ou tout autre organisme. |
| Personne physique | Natürliche Person | Natural person | Individu, y compris entrepreneur individuel. |
Cet attribut ne dit rien du rôle joué dans un traitement. La qualification en destinataire, en sous-traitant ou en responsable conjoint se fait au niveau du traitement, pas de la fiche d'acteur — d'où la partie 5.
Canal de demande d'exercice de droits — 4 valeurs
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Interne | Intern | Internal | Demande saisie par un utilisateur de la plateforme. |
| Import | Import | Import | Demande créée par import de masse. |
| Widget | Widget | Widget | Demande déposée via le formulaire public. |
| Courriel entrant | Eingehende E-Mail | Incoming email | Demande créée automatiquement depuis une adresse de collecte. |
Type d'unité organisationnelle — 2 valeurs
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Entité | Entität | Entity | Personne juridique du périmètre, susceptible d'être responsable du traitement. |
| Zone | Bereich | Area | Subdivision organisationnelle interne à une entité : direction, service, site. |
La distinction porte une conséquence juridique : seule une entité peut être responsable du traitement. Une direction ou un service ne l'est jamais en propre.
Partie 4 — Catégories de personnes concernées
TAXONOMIE PROPOSÉE sur référentiel ouvert
Pourquoi normaliser
C'est le référentiel qui se dégrade le plus vite, pour une raison mécanique : il est alimenté par des contributeurs différents, souvent au fil de la saisie d'un traitement, et parfois dans plusieurs langues. La notion « salarié » peut ainsi s'écrire Salariés, Employés, Collaborateurs, Employees, Mitarbeiter ou Werknemers — six entrées pour une seule population.
Les conséquences sont concrètes. Un filtre par catégorie devient incomplet. Un rapport par population devient faux. Et surtout, une demande d'exercice de droits ne permet plus de retrouver l'ensemble des jeux de données concernant le demandeur, puisque les données pertinentes sont réparties sur plusieurs libellés équivalents.
Deux erreurs de nature s'observent également. La première consiste à créer une catégorie qui ne désigne pas des personnes : un sujet de demande, un type d'objet, un nom de service. La seconde consiste à créer une catégorie de personnes concernées pour des données anonymisées : s'il n'y a plus de personne identifiable, il n'y a ni personne concernée ni traitement au sens du RGPD.
Valeurs canoniques proposées
Emploi et ressources humaines
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Salariés | Beschäftigte | Employees | Personnes liées à l'organisation par un contrat de travail en cours. |
| Anciens salariés | Ehemalige Beschäftigte | Former employees | Personnes dont le contrat de travail a pris fin. |
| Candidats | Bewerber | Job applicants | Personnes ayant postulé à un poste, en interne ou en externe. |
| Stagiaires et alternants | Praktikanten und Auszubildende | Interns and apprentices | Personnes en stage, en apprentissage ou en contrat d'alternance. |
| Intérimaires | Leiharbeitnehmer | Temporary workers | Personnes mises à disposition par une entreprise de travail temporaire. |
| Représentants du personnel | Personalvertreter | Employee representatives | Membres d'une instance représentative ou d'une délégation syndicale. |
| Dirigeants et mandataires sociaux | Geschäftsleitung und Organmitglieder | Directors and officers | Personnes exerçant un mandat social ou une fonction de direction. |
| Proches de salariés | Angehörige von Beschäftigten | Employees' family members | Ayants droit, personnes à charge, contacts d'urgence. |
Clients et marché
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Clients | Kunden | Customers | Personnes liées à l'organisation par une relation contractuelle en cours. |
| Anciens clients | Ehemalige Kunden | Former customers | Personnes dont la relation contractuelle a pris fin. |
| Prospects | Interessenten | Prospects | Personnes démarchées ou ayant manifesté un intérêt, sans relation contractuelle. |
| Adhérents et abonnés | Mitglieder und Abonnenten | Members and subscribers | Personnes titulaires d'une adhésion ou d'un abonnement. |
| Bénéficiaires | Begünstigte | Beneficiaries | Personnes bénéficiant d'une prestation sans en être le souscripteur. |
Chaîne de valeur
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Fournisseurs | Lieferanten | Suppliers | Personnes physiques ou contacts de personnes morales fournissant biens ou services. |
| Prestataires et contractants | Dienstleister und Auftragnehmer | Contractors and service providers | Intervenants externes exécutant une prestation, hors qualification de sous-traitant. |
| Partenaires | Partner | Partners | Contacts d'organisations liées par un accord de coopération. |
| Contacts professionnels | Geschäftskontakte | Business contacts | Contacts identifiés chez un tiers, sans autre qualification. |
Utilisateurs et publics
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Utilisateurs | Nutzer | Users | Personnes utilisant un service, une application ou un système. |
| Visiteurs | Besucher | Visitors | Personnes se présentant physiquement sur un site. |
| Internautes | Websitebesucher | Website visitors | Personnes consultant un site ou une application en ligne. |
| Participants | Teilnehmer | Participants | Personnes prenant part à un événement, une réunion ou une session. |
Secteur public, santé, éducation
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Usagers du service public | Nutzer öffentlicher Dienste | Public service users | Personnes recourant à un service public. |
| Citoyens et administrés | Bürger | Citizens | Personnes relevant du ressort d'une collectivité ou d'une administration. |
| Patients | Patienten | Patients | Personnes prises en charge dans un parcours de soins. |
| Professionnels de santé | Angehörige der Gesundheitsberufe | Healthcare professionals | Praticiens et personnels soignants intervenant dans le traitement. |
| Étudiants et apprenants | Studierende und Lernende | Students and learners | Personnes inscrites à une formation ou un enseignement. |
| Formateurs | Ausbilder | Trainers | Personnes dispensant une formation, internes ou externes. |
Catégories transverses
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Mineurs | Minderjährige | Minors | Personnes de moins de dix-huit ans. |
| Personnes vulnérables | Schutzbedürftige Personen | Vulnerable persons | Personnes en situation de dépendance ou de subordination accentuée. |
| Tiers | Dritte | Third parties | Personnes dont les données sont traitées sans relation directe avec l'organisation. |
| Autre | Andere | Other | Valeur de repli, à documenter dans la description. |
Le caractère mineur est un attribut, pas une catégorie. Le référentiel porte un indicateur booléen distinct du libellé. Créer une catégorie « Salariés mineurs » à côté de « Salariés » fragmente le référentiel sans rien apporter : mieux vaut renseigner l'indicateur sur la catégorie concernée. C'est ce qui permet ensuite d'identifier d'un coup tous les traitements touchant des mineurs, critère d'analyse d'impact à part entière.
Table de rabattement
Variantes fréquentes et valeur canonique vers laquelle les ramener. À adapter au vocabulaire de votre organisation.
| Valeur canonique | Variantes à rabattre |
|---|---|
| Salariés | Employés · Employees · Company employees · Mitarbeiter · Beschäftigte · Medewerkers · Werknemers · Collaborateurs · Personnel · Salariés en poste |
| Anciens salariés | Ex-salariés · Anciens employés · Former employees · Ehemalige Mitarbeiter |
| Candidats | Candidats à un poste · Candidats à l'emploi · Candidats internes · Candidats externes · Candidates · Job candidates · Job applicants · Applicants · Bewerber · Sollicitanten |
| Stagiaires et alternants | Stagiaires · Alternants · Apprentis · Anciens apprentis · Interns · Trainees · Praktikanten |
| Intérimaires | Personnel intérimaire · Temporary staff · Interim · Leiharbeiter |
| Clients | Customers · Kunden · Klanten · Clients particuliers · Clients professionnels · Existing customers |
| Anciens clients | Former customers · Ehemalige Kunden |
| Prospects | Clients potentiels · Potential customers · Prospective customers · Potenzielle Kunden |
| Fournisseurs | Suppliers · Providers · Lieferanten · Fournisseurs externes · Third-party vendors |
| Prestataires et contractants | Contractors · Consultants · Intervenants externes · Service providers |
| Utilisateurs | Users · Nutzer · Utilisateurs finaux · Utilisateurs du système |
| Visiteurs | Visitors · Besucher · Guests |
| Participants | Attendees · Teilnehmer · Participants aux réunions |
| Étudiants et apprenants | Étudiants · Students · Studenten · Élèves · Personnes formées |
| Citoyens et administrés | Citoyens · Administrés · Bürger |
Ne pas confondre normalisation et appauvrissement. Une catégorie propre à un métier — Patients en dermatologie, Conducteurs de véhicules autonomes, Candidats aux examens surveillés à distance — décrit une population réellement spécifique, et sa précision sert l'analyse de risque. La règle n'est pas de tout ramener à trente valeurs : c'est de ne pas créer une valeur nouvelle là où une valeur canonique suffit.
Deux conventions à fixer une fois
Le niveau de granularité. Distinguer les candidats internes des candidats externes est légitime si cette distinction change quelque chose au traitement — sources de données, durées, destinataires. Sinon, c'est un attribut du traitement, pas deux catégories. Trancher une fois évite que le référentiel se subdivise indéfiniment.
La langue du référentiel. Un référentiel multilingue n'est pas un référentiel où chacun écrit dans sa langue : c'est un référentiel dont chaque valeur porte ses traductions. Fixer une langue de saisie et documenter les équivalents, comme dans les tables ci-dessus.
Partie 5 — Types de destinataires
TAXONOMIE PROPOSÉE
Un destinataire est un acteur rattaché à un traitement avec une qualification. Il n'existe pas de liste fermée de types de destinataires, la qualification étant portée par la relation et non par la fiche d'acteur. La typologie ci-dessous propose une normalisation alignée sur les mentions attendues à l'article 30 du RGPD.
Destinataires internes
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Services internes habilités | Berechtigte interne Abteilungen | Authorised internal departments | Directions ou services de l'entité, accédant dans la limite de leurs habilitations. |
| Autres entités du groupe | Andere Konzerngesellschaften | Other group entities | Entités juridiques distinctes appartenant au même groupe. |
Destinataires liés par un contrat de traitement
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Sous-traitants | Auftragsverarbeiter | Processors | Organismes traitant pour le compte du responsable du traitement, au sens de l'article 4, point 8. |
| Sous-traitants ultérieurs | Unterauftragsverarbeiter | Sub-processors | Sous-traitants recrutés par un premier sous-traitant. |
| Responsables conjoints | Gemeinsam Verantwortliche | Joint controllers | Organismes déterminant conjointement finalités et moyens, au sens de l'article 26. |
| Responsables de traitement destinataires | Empfangende Verantwortliche | Recipient controllers | Organismes recevant les données et les traitant pour leurs propres finalités. |
Tiers professionnels
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Conseils et auditeurs | Berater und Prüfer | Advisers and auditors | Avocats, experts-comptables, commissaires aux comptes, auditeurs externes. |
| Établissements financiers | Finanzinstitute | Financial institutions | Banques, prestataires de paiement, organismes de crédit. |
| Organismes d'assurance | Versicherungsträger | Insurance bodies | Assureurs, mutuelles, institutions de prévoyance. |
| Organismes de santé | Gesundheitseinrichtungen | Healthcare bodies | Établissements de soins, laboratoires, professionnels de santé destinataires. |
Autorités et organismes publics
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Autorités publiques | Behörden | Public authorities | Administrations recevant les données au titre d'une mission légale. |
| Autorités judiciaires | Justizbehörden | Judicial authorities | Juridictions, ministère public, officiers de justice. |
| Organismes sociaux et fiscaux | Sozialversicherungs- und Steuerbehörden | Social security and tax bodies | Organismes de recouvrement, caisses, administration fiscale. |
| Autorités de contrôle | Aufsichtsbehörden | Supervisory authorities | Autorités de protection des données et régulateurs sectoriels. |
Autres
| Français | Deutsch | English | Définition |
|---|---|---|---|
| Personne concernée elle-même | Betroffene Person selbst | The data subject | Communication faite à la personne concernée, notamment en réponse à une demande d'accès. |
| Public | Öffentlichkeit | The public | Diffusion publique, notamment publication en ligne. |
| Autre | Andere | Other | Valeur de repli, à documenter. |
La qualification n'est pas cosmétique. Elle détermine si un contrat de sous-traitance est requis, si un transfert hors Union doit être encadré par un instrument du chapitre V, et quelles obligations pèsent sur chaque partie. Écrire « prestataire » là où la qualification juridique est « sous-traitant » fait disparaître une obligation contractuelle du registre.
Une autorité publique n'est pas toujours un destinataire. L'article 4, point 9, exclut expressément les autorités auxquelles des données sont communiquées dans le cadre d'une mission d'enquête particulière conforme au droit national. Une réquisition ponctuelle ne crée donc pas un destinataire à inscrire au registre.
Partie 6 — Finalités de traitement
TAXONOMIE PROPOSÉE
La finalité est rédigée au niveau de chaque traitement. Deux niveaux sont donc proposés : une famille de finalités, normalisable et utile aux rapports transverses, et une finalité rédigée, propre au traitement, pour laquelle seule une règle de formulation est possible.
Règle de formulation
Une finalité correctement rédigée répond à la question « pourquoi ces données sont-elles traitées ? » et non « que fait le logiciel ? ». Elle tient en une proposition, commence par un substantif d'action, et ne mentionne ni l'outil, ni la technologie, ni le service qui l'opère.
| À écrire | À ne pas écrire | Pourquoi |
|---|---|---|
| Gestion des candidatures et des recrutements | Utilisation de l'outil de recrutement | L'outil peut changer sans que la finalité change. |
| Suivi de la relation client et traitement des réclamations | CRM | Un nom de logiciel ne dit rien de la licéité. |
| Sécurisation des accès aux systèmes d'information | Journalisation | La journalisation est un moyen, pas une finalité. |
| Établissement de la paie et des déclarations sociales | Module paie | La finalité doit rester lisible par une personne concernée. |
Une finalité trop large est un problème de conformité, pas de style. « Améliorer nos services » ne permet ni d'apprécier la nécessité des données collectées, ni de vérifier le respect du principe de limitation des finalités de l'article 5. Une finalité doit être suffisamment précise pour qu'on puisse en déduire quelles données sont nécessaires.
Familles de finalités proposées
Ressources humaines
| Français | Deutsch | English |
|---|---|---|
| Recrutement et gestion des candidatures | Personalbeschaffung und Bewerbermanagement | Recruitment and applicant management |
| Gestion administrative du personnel | Personalverwaltung | HR administration |
| Établissement de la paie et déclarations sociales | Lohnabrechnung und Sozialmeldungen | Payroll and social declarations |
| Gestion des temps et des absences | Zeit- und Abwesenheitsmanagement | Time and absence management |
| Évaluation et gestion des carrières | Beurteilung und Karrieremanagement | Appraisal and career management |
| Formation professionnelle | Berufliche Weiterbildung | Professional training |
| Dialogue social et relations collectives | Sozialer Dialog und Mitbestimmung | Social dialogue and employee relations |
| Santé et sécurité au travail | Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit | Occupational health and safety |
Relation client et développement commercial
| Français | Deutsch | English |
|---|---|---|
| Gestion de la relation client | Kundenbeziehungsmanagement | Customer relationship management |
| Prospection commerciale | Kundenakquise | Commercial prospecting |
| Communication et marketing | Kommunikation und Marketing | Communication and marketing |
| Personnalisation et recommandation | Personalisierung und Empfehlung | Personalisation and recommendation |
| Mesure d'audience et analyse d'usage | Reichweitenmessung und Nutzungsanalyse | Audience measurement and usage analytics |
| Gestion des réclamations | Beschwerdemanagement | Complaints handling |
| Enquêtes de satisfaction | Zufriedenheitsbefragungen | Satisfaction surveys |
Exécution contractuelle et finance
| Français | Deutsch | English |
|---|---|---|
| Gestion des commandes et livraisons | Auftrags- und Lieferverwaltung | Order and delivery management |
| Facturation et recouvrement | Fakturierung und Forderungseinzug | Invoicing and debt collection |
| Comptabilité et reporting financier | Buchhaltung und Finanzberichterstattung | Accounting and financial reporting |
| Gestion des achats et des fournisseurs | Einkaufs- und Lieferantenmanagement | Procurement and supplier management |
| Évaluation de la solvabilité | Kreditwürdigkeitsprüfung | Creditworthiness assessment |
Systèmes d'information et sécurité
| Français | Deutsch | English |
|---|---|---|
| Administration des systèmes et des accès | System- und Zugriffsverwaltung | System and access administration |
| Sécurité des systèmes d'information | Informationssicherheit | Information security |
| Journalisation et traçabilité | Protokollierung und Nachvollziehbarkeit | Logging and traceability |
| Support et assistance aux utilisateurs | Nutzersupport | User support |
| Continuité d'activité et sauvegarde | Betriebskontinuität und Datensicherung | Business continuity and backup |
Conformité, juridique et gouvernance
| Français | Deutsch | English |
|---|---|---|
| Respect d'une obligation légale ou réglementaire | Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen | Compliance with legal obligations |
| Gestion des droits des personnes concernées | Bearbeitung von Betroffenenanfragen | Handling data subject requests |
| Gestion des risques et contrôle interne | Risikomanagement und interne Kontrolle | Risk management and internal control |
| Prévention de la fraude | Betrugsprävention | Fraud prevention |
| Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme | Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung | Anti-money laundering and counter-terrorist financing |
| Gestion des contentieux et défense en justice | Rechtsstreitigkeiten und Rechtsverteidigung | Litigation and legal defence |
| Recueil et gestion des signalements | Hinweisgebermeldungen | Whistleblowing reports |
| Gestion des contrats | Vertragsmanagement | Contract management |
Sûreté et locaux
| Français | Deutsch | English |
|---|---|---|
| Contrôle d'accès aux locaux | Zutrittskontrolle | Physical access control |
| Vidéoprotection | Videoüberwachung | Video surveillance |
| Gestion des visiteurs | Besuchermanagement | Visitor management |
Service public, santé, éducation
| Français | Deutsch | English |
|---|---|---|
| Instruction des demandes des usagers | Bearbeitung von Anträgen | Processing of user applications |
| Gestion des prestations et des aides | Leistungs- und Beihilfeverwaltung | Benefits and allowances management |
| Prise en charge et suivi des soins | Behandlung und Versorgungsdokumentation | Care delivery and follow-up |
| Gestion de la scolarité et des inscriptions | Studien- und Einschreibungsverwaltung | Enrolment and academic administration |
Recherche, innovation et intelligence artificielle
| Français | Deutsch | English |
|---|---|---|
| Recherche et développement | Forschung und Entwicklung | Research and development |
| Entraînement de modèles d'IA | Training von KI-Modellen | AI model training |
| Évaluation et test de systèmes d'IA | Bewertung und Test von KI-Systemen | AI system evaluation and testing |
| Statistiques et études | Statistiken und Studien | Statistics and studies |
L'entraînement d'un modèle et son exploitation sont deux finalités distinctes. Les confondre masque un changement de finalité au sens de l'article 6, paragraphe 4, dont la compatibilité doit être appréciée. Réutiliser des données de production pour entraîner un modèle est précisément le cas où cette appréciation est requise.
Une famille ne remplace pas la finalité rédigée. « Entraînement de modèles d'IA » indique le registre thématique ; elle ne dit ni quelles données, ni pour quel modèle, ni au bénéfice de quel service. La famille sert le pilotage, la finalité rédigée sert la conformité.
Partie 7 — Règles d'écriture et de nettoyage
Séquence à respecter
- Identifier le statut du champ avant d'écrire : liste fermée, référentiel ouvert, ou texte libre. Les parties 2 et 3 recensent les listes fermées ; tout le reste est ouvert ou libre.
- Sur une liste fermée : choisir une valeur existante. Jamais de valeur hors liste, jamais de traduction libre d'un libellé.
- Sur un référentiel ouvert : chercher d'abord, y compris sans accents et dans les autres langues de travail. Une valeur existante, même formulée autrement, prime sur une création.
- Ne créer une valeur nouvelle que si aucune valeur canonique ne couvre la notion visée — et alors dans la langue de saisie retenue, au pluriel pour une population, sans nom d'outil.
- Sur un champ libre : appliquer une règle de formulation. Pour la finalité, voir la partie 6 ; pour la base juridique, voir ci-dessous.
- Renseigner les attributs plutôt que de les encoder dans le libellé : le caractère mineur, la classification de sensibilité et l'origine des données sont des champs distincts.
Erreurs fréquentes
| Erreur | Forme qu'elle prend | Règle |
|---|---|---|
| Doublon translingue | La même population sous quatre libellés, un par langue de l'équipe | Une notion, une valeur, dans la langue de saisie retenue ; les équivalents sont documentés, pas saisis. |
| Doublon orthographique | Variantes avec et sans accent, singulier et pluriel, majuscule initiale différente | Rechercher avant de créer, avec une recherche insensible aux accents. |
| Granularité incohérente | Une catégorie générique et ses sous-cas coexistant dans le même référentiel | Fixer un niveau de granularité et le tenir sur tout le registre. |
| Objet de mauvaise nature | Un sujet, un type de document ou un nom de service enregistré comme catégorie de personnes | Une catégorie de personnes concernées désigne des personnes physiques. |
| Sortie du champ du RGPD | Une catégorie créée pour des données anonymisées ou pour des entités non humaines | Sans personne physique identifiable, il n'y a pas de personne concernée. |
| Champ non personnel dans le glossaire de données | Identifiant technique, nom d'application, référence d'équipement | Un champ qui ne décrit pas une personne relève de l'actif. |
| Repli par défaut | Recours systématique à « Autre », ou absence de catégorie | « Autre » se justifie après examen des autres valeurs ; l'absence ne se justifie pas. |
| Nom d'outil en guise de notion | « Utilisateurs de tel logiciel » comme catégorie de personnes | Le nom du logiciel appartient à l'actif ; la catégorie décrit une population. |
| Prose en guise de valeur | Un paragraphe rédigé dans un champ destiné à une référence | La référence se cite ; la justification développée va dans la description. |
| Sensibilité sous-déclarée | Aucun champ en « nature hautement personnelle » | Ce critère est autonome et s'apprécie indépendamment de l'article 9. |
Convention proposée pour la base juridique de conservation
Le champ étant libre, une convention en trois temps évite qu'il devienne inexploitable.
| Élément | Forme | Exemple |
|---|---|---|
| Motif | Un des cas suivants : prescription · obligation légale de conservation · durée contractuelle · consentement · intérêt légitime | Obligation légale de conservation |
| Référence | Texte, article, alinéa, sans paraphrase | Article L. 3243-4 du code du travail |
| Précision | Dans le champ de description, non dans la base juridique | — |
Rédigée ainsi, la valeur reste courte, comparable d'un jeu de données à l'autre, et regroupable dans un rapport. La démonstration juridique, lorsqu'elle est nécessaire, a sa place dans la description.
Conventions de libellé
| Règle | Exemple conforme | Exemple non conforme |
|---|---|---|
| Pluriel pour les populations | Salariés | Salarié |
| Singulier pour les notions et objets | Contrôle d'accès aux locaux | Contrôles d'accès aux locaux |
| Pas de nom de produit | Utilisateurs | Utilisateurs de la suite bureautique X |
| Acronyme explicité à la première occurrence | Numéro d'identification national (NIR) | NIR |
| Substantif d'action pour une finalité | Gestion des candidatures | Gérer les candidatures |
| Statut porté par un attribut, pas par le libellé | Salariés, avec l'indicateur « mineurs » | Salariés mineurs |
Partie 8 — Articulation avec le reste du corpus
Ce référentiel se lit avec trois autres ressources, dont il ne double pas le contenu.
| Ressource | Ce qu'elle apporte |
|---|---|
| Documentation Dastra | Le fonctionnement de l'interface : où se trouvent les référentiels, comment les filtrer, les importer, les exporter. |
| Glossaire RGPD trilingue | Les définitions de l'article 4 et des termes de pratique, en français, allemand et anglais. À consulter lorsque la question porte sur une notion juridique et non sur une valeur à saisir. |
| Glossaire AI Act trilingue | Les définitions de l'article 3 du règlement (UE) 2024/1689, utiles dès qu'un traitement repose sur un système d'IA. |
| Référentiels et packs de conformité sectoriels de la CNIL | Les finalités, données et durées attendues par secteur d'activité, qui précisent ce que les familles de la partie 6 laissent ouvert. |
Un point de vocabulaire à ne pas confondre. Le RGPD parle de catégories de données et de catégories de personnes concernées à l'article 30 : ce sont les notions juridiques. Les listes de ce document en sont la mise en œuvre opérationnelle dans un outil. Une catégorie de données au sens de l'article 30 peut correspondre à plusieurs valeurs de la partie 2, et réciproquement.
Sources
- Règlement (UE) 2016/679, notamment articles 5, 9, 10, 13, 14, 26, 28, 30 et 35.
- Lignes directrices du Comité européen de la protection des données relatives à l'analyse d'impact, pour le critère des données à caractère hautement personnel.
- Référentiels — documentation Dastra
- Données et conservation — documentation Dastra
- Catégories de données préconisées par la CNIL, reprises par la taxonomie de la partie 2.
Les valeurs des parties 2 et 3 sont celles du produit à la date de publication et peuvent évoluer : les revérifier dans l'application avant de les opposer à un utilisateur. Les parties 4, 5 et 6 sont des conventions de normalisation proposées, non des listes imposées par l'outil.