Modèle de traitement de données RGPDRéunions et visioconférences

Par: bc4946f8-1de1-4b70-bb67-62a0ce536160

Organisme : PrivéOrganisme : PublicFonction : Systèmes d'information

Ce modèle de traitement est relatif à l'utilisation d'un outil de visioconférence par les agents et leurs invités : comptes, organisation et déroulement des réunions, partage d'écran, invités externes, journaux de connexion et enregistrement éventuel et exceptionnel d'une réunion.

Finalités (4)

La finalité d'un traitement est l'objectif principal de l'utilisation des données personnelles. Ces données doivent être collectées pour un but bien déterminé et légitime et ne doivent pas être traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial

Gestion des comptes et organisation des réunions

Créer les comptes des agents, planifier les réunions, inviter les participants internes et externes. Le référentiel CNIL de gestion du personnel (2023) range les outils de communication, dont les visioconférences, parmi les outils mis à disposition des personnels, sur la base de l'intérêt légitime.

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers

Déroulement des réunions à distance

Permettre l'échange audio et vidéo, le partage d'écran et la messagerie de la réunion. La caméra ne peut pas être imposée en permanence, sauf cas particuliers comme un entretien RH ou une rencontre avec des clients (CNIL, télétravail).

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers

Sécurité et bon fonctionnement de l'outil

Enregistrer les journaux de connexion pour détecter les usages anormaux et résoudre les incidents, sans contrôle individuel de l'activité des agents (référentiel CNIL de gestion du personnel).

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers

Enregistrement ponctuel de réunions (facultatif)

Enregistrer exceptionnellement une réunion (par exemple une formation ou une séance dont le compte rendu est nécessaire), avec information préalable de tous les participants. Aucune source CNIL lue ne traite cette situation : l'enregistrement ne doit être ni systématique ni permanent. Le consentement est retenu comme base prudente.

Consentement

Données (4)

L’article 30 du RGPD exige l’inscription des catégories de données traitées. Il s’agit ici de définir les catégories de données traitées. Celles-ci peuvent être dites courantes ou sensibles.

Comptes et planification des réunions

Détails des données

Nom, prénom et fonctionoptionel

Adresse électronique professionnelleoptionel

Titre, date, heure et liste des invités de la réunionoptionel

Règles de conservation

Base active:

Durée du compte (présence de l'agent dans l'organisme)

Sort final

Participation et contenu des réunions

Détails des données

Image et voix des participants (flux audio et vidéo en direct)optionel

Contenu partagé à l'écran et messages de la réunionoptionel

Nom d'affichage de l'invité externeoptionel

Règles de conservation

Sort final

Journaux de connexion

Détails des données

Adresse IP et identifiant de l'appareiloptionel

Date, heure et durée de connexion à la réunionoptionel

Règles de conservation

Base active:

De 6 mois à 1 an glissants (recommandation CNIL)

Recommandation CNIL, non obligatoire.

Sort final

Enregistrements de réunions

Détails des données

Fichier audio et vidéo de la réunionoptionel

Date de l'enregistrement et liste des participants informésoptionel

Règles de conservation

Sort final

Personnes concernées (5)

Une personne concernée est toute personne dont les données sont collectées, retenues ou traitées par le traitement de données en question. Ex : Dans le cadre d'un traitement de gestion du recrutement, n'importe quel candidat pour le poste concerné constitue une personne concernée

Employés
Agents administratifs
Utilisateurs des SI
Partenaires
Visiteurs

Auteur:

bc4946f8-1de1-4b70-bb67-62a0ce536160

Créé le:03/10/2026

Mis à jour le:03/10/2026

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