Modèle de traitement de données RGPDGestion des résidents d'un EHPAD

Par: bc4946f8-1de1-4b70-bb67-62a0ce536160

Organisme : PrivéOrganisme : PublicSecteur : Social et médico-social

Ce modèle de traitement est relatif à l'admission, à l'accueil et à l'accompagnement des résidents d'un établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) : dossier administratif, dossier de soins, projet personnalisé, personnes de confiance et facturation.

Finalités (5)

La finalité d'un traitement est l'objectif principal de l'utilisation des données personnelles. Ces données doivent être collectées pour un but bien déterminé et légitime et ne doivent pas être traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial

Admission, contrat de séjour et gestion du dossier administratif

Instruire la demande d'admission, conclure le contrat de séjour ou le document individuel de prise en charge (art. L. 311-4 du CASF) avec le résident ou son représentant légal, et gérer le dossier administratif. Le référentiel CNIL cite ces contrats : exécution du contrat pour un organisme privé, mission d'intérêt public pour un organisme public lorsque le traitement excède le contrat.

Contrat ou mesures précontractuelles

Dossier de soins et suivi médical du résident

Tenir le dossier de soins et assurer le suivi médicalisé adapté à l'état du résident (exemple cité par le référentiel CNIL). Les données de santé relèvent de l'article 9 du RGPD ; le référentiel retient la mission d'intérêt public pour l'accompagnement social et médico-social.

Exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique

Projet personnalisé d'accompagnement

Élaborer et suivre le projet personnalisé au regard des habitudes de vie, des besoins et de l'autonomie du résident (art. L. 311-3 du CASF, cité par le référentiel CNIL).

Exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique

Désignation des personnes de confiance et information des proches

Recueillir les coordonnées de la personne de confiance, de la personne à prévenir et du représentant légal pour les informer et associer le résident aux décisions. Le résident reste libre de désigner ou non une personne.

Consentement

Facturation de l'hébergement, de la dépendance et des aides

Établir les factures de séjour, suivre les paiements et les dossiers d'aides (APA, aide sociale à l'hébergement), prestations citées par le référentiel CNIL.

Contrat ou mesures précontractuelles

Données (5)

L’article 30 du RGPD exige l’inscription des catégories de données traitées. Il s’agit ici de définir les catégories de données traitées. Celles-ci peuvent être dites courantes ou sensibles.

Dossier administratif et contrat de séjour

Détails des données

Nom, prénoms, date et lieu de naissance, coordonnéesoptionel

Numéro de sécurité sociale (NIR) et régime d'assurance maladieoptionel

Contrat de séjour, date d'entrée et de sortie, chambreoptionel

Mesure de protection juridique et identité du représentant légaloptionel

Règles de conservation

Base active:

Recommandation CNIL : 2 ans à compter du dernier contact avec la personne accompagnée (hors dossier médical), sauf texte contraire. En cas de décès, archivage pour répondre aux obligations du Code de la santé publique.

Référentiel CNIL sur les durées de conservation dans le secteur social et médico-social (v1.0 du 14 septembre 2023) : 2 ans à compter du dernier contact.

Archivage intermédiaire:

Archivage intermédiaire possible dans certains cas (obligation légale, preuve en cas de contentieux dans la limite de la prescription), avec une justification écrite du responsable de traitement.

Sort final

Dossier de soins et dossier médical du résident

Détails des données

Antécédents, pathologies, traitements et allergiesoptionel

Degré d'autonomie (grille de dépendance) et évaluations gériatriquesoptionel

Observations et transmissions de l'équipe soignanteoptionel

Règles de conservation

Base active:

Le temps de la prise en charge, puis 20 ans à compter du dernier séjour ; si le résident décède moins de 10 ans après son dernier passage, 10 ans à compter du décès (durées du dossier médical rappelées par le référentiel CNIL de 2023).

Article R. 1112-7 du code de la santé publique, tel que cité par le référentiel CNIL de 2023 (texte de loi non ouvert).

Sort final

Projet personnalisé d'accompagnement

Détails des données

Habitudes de vie, souhaits et attentes du résidentoptionel

Objectifs d'accompagnement et bilans de suivioptionel

Règles de conservation

Base active:

Recommandation CNIL : 2 ans à compter du dernier contact avec la personne accompagnée.

Référentiel CNIL sur les durées de conservation dans le secteur social et médico-social (2023).

Sort final

Personnes de confiance et proches

Détails des données

Nom, lien avec le résident et coordonnées de la personne de confiance ou à préveniroptionel

Règles de conservation

Base active:

Durée du séjour, puis durée du dossier administratif (2 ans, recommandation CNIL).

Sort final

Facturation et aides financières

Détails des données

Factures, tarifs hébergement et dépendance, reste à chargeoptionel

Décisions d'aide APA et d'aide sociale à l'hébergementoptionel

Règles de conservation

Base active:

Le référentiel CNIL de 2023 évoque l'archivage intermédiaire pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales, sans en fixer la durée. Pour l'APA et l'ASH, il cite 6 ans après la cessation du droit (art. R. 232-46 du CASF), durée visant les départements.

Archivage intermédiaire:

Pièces comptables conservées selon les obligations comptables et fiscales (durée non vérifiée dans cette recherche).

Sort final

Personnes concernées (5)

Une personne concernée est toute personne dont les données sont collectées, retenues ou traitées par le traitement de données en question. Ex : Dans le cadre d'un traitement de gestion du recrutement, n'importe quel candidat pour le poste concerné constitue une personne concernée

Personnes âgées
Proches et personnes de confiance
Représentants légaux
Professionnels de santé
Employés

Auteur:

bc4946f8-1de1-4b70-bb67-62a0ce536160

Créé le:03/10/2026

Mis à jour le:03/10/2026

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