Modèle de traitement de données RGPDGestion de la flotte de véhicules et des cartes carburant

Par: bc4946f8-1de1-4b70-bb67-62a0ce536160

Organisme : PrivéOrganisme : PublicFonction : Ressources humaines

Ce modèle de traitement est relatif à l'attribution des véhicules de l'organisme à ses salariés, à la gestion des cartes carburant et de télépéage, au suivi des coûts de la flotte et au traitement des infractions routières avec la désignation du conducteur.

Finalités (4)

La finalité d'un traitement est l'objectif principal de l'utilisation des données personnelles. Ces données doivent être collectées pour un but bien déterminé et légitime et ne doivent pas être traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial

Attribution et suivi des véhicules mis à disposition des salariés

Gérer les demandes, l'attribution, la restitution et l'entretien des véhicules de fonction ou de service. Le référentiel CNIL RH de 2023 cite la gestion des dotations individuelles en véhicules et cartes de paiement (demandes, nature de la dotation, dates de dotation, de maintenance et de retrait). Base retenue : exécution du contrat de travail lorsque le véhicule est un avantage ou un outil de travail.

Contrat ou mesures précontractuelles

Gestion des cartes carburant et de télépéage

Délivrer les cartes aux conducteurs, suivre leur usage, contrôler les dépenses et rapprocher les relevés des fournisseurs. Base retenue : intérêt légitime de l'organisme à maîtriser ses dépenses et à prévenir les usages non professionnels.

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers

Suivi des coûts de la flotte et refacturation

Suivre les coûts par véhicule, par conducteur et par service, et refacturer le cas échéant les dépenses à usage privé. Base retenue : intérêt légitime de l'organisme.

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers

Traitement des infractions routières et désignation du conducteur

Identifier le conducteur d'un véhicule de l'organisme en cas d'infraction constatée par un dispositif automatique et le désigner auprès de l'ANTAI ou de l'autorité compétente, ce que le code de la route impose au représentant légal (art. L121-6), et suivre le recouvrement des contraventions.

Obligation légale

Données (3)

L’article 30 du RGPD exige l’inscription des catégories de données traitées. Il s’agit ici de définir les catégories de données traitées. Celles-ci peuvent être dites courantes ou sensibles.

Attribution des véhicules

Détails des données

Nom, prénom et service du salarié bénéficiaireoptionel

Immatriculation et caractéristiques du véhicule attribuéoptionel

Dates d'attribution, de maintenance et de restitutionoptionel

Type de permis de conduire détenu et date de validitéoptionel

Règles de conservation

Base active:

Durée de la mise à disposition du véhicule

Sort final

Cartes carburant et de télépéage

Détails des données

Numéro de la carte carburant ou du badge de télépéage et salarié titulaireoptionel

Date, lieu et montant de chaque achat de carburantoptionel

Passages au péage (date, gare, montant)optionel

Kilométrage déclaré et type de carburantoptionel

Plafonds, blocages et signalements de perte ou d'usage anormaloptionel

Règles de conservation

Sort final

Infractions routières et désignation du conducteur

Détails des données

Référence, date, lieu et nature de l'infractionoptionel

Immatriculation du véhicule concernéoptionel

Nom, prénom, adresse et référence du permis du conducteur désignéoptionel

Date de réception de l'avis et date de désignationoptionel

Règles de conservation

Base active:

45 jours maximum à compter de la réception de l'avis de contravention (désignation via le site de l'ANTAI ou par lettre recommandée)

Article L121-6 du code de la route ; référentiel CNIL relatif à la désignation des conducteurs ayant commis une infraction (durées citées par le référentiel CNIL de 2026).

Archivage intermédiaire:

Uniquement si l'organisme y est obligé ou souhaite se constituer une preuve en cas de contentieux, dans la limite du délai de prescription applicable (exemple du référentiel : 12 mois maximum en matière contraventionnelle)

Sort final

Personnes concernées (3)

Une personne concernée est toute personne dont les données sont collectées, retenues ou traitées par le traitement de données en question. Ex : Dans le cadre d'un traitement de gestion du recrutement, n'importe quel candidat pour le poste concerné constitue une personne concernée

Employés
Conducteurs désignés
Anciens employés

Auteur:

bc4946f8-1de1-4b70-bb67-62a0ce536160

Créé le:03/10/2026

Mis à jour le:03/10/2026

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