Modèle de traitement de données RGPDGestion des procédures disciplinaires

Par: bc4946f8-1de1-4b70-bb67-62a0ce536160

Organisme : PrivéOrganisme : PublicFonction : Ressources humaines

Ce modèle de traitement est relatif à la gestion des procédures disciplinaires à l'égard des salariés ou des agents : convocation, entretien préalable, prononcé et notification de la sanction, traitement des recours et des contentieux, puis gestion de l'historique des sanctions jusqu'à leur effacement.

Finalités (4)

La finalité d'un traitement est l'objectif principal de l'utilisation des données personnelles. Ces données doivent être collectées pour un but bien déterminé et légitime et ne doivent pas être traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial

Instruction des faits et convocation à l'entretien préalable

Recueillir les éléments relatifs aux faits reprochés, vérifier le respect du délai de deux mois à compter de la connaissance des faits (art. L1332-4 du code du travail) et convoquer le salarié en précisant l'objet de la convocation (art. L1332-2). Base retenue : respect d'une obligation légale de procédure.

Obligation légale

Entretien préalable, prononcé et notification de la sanction

Conduire l'entretien où l'employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié, puis notifier par écrit une sanction motivée, au plus tôt deux jours ouvrables et au plus tard un mois après l'entretien (art. L1332-2). Base retenue : exécution du contrat de travail dont le pouvoir disciplinaire est un attribut.

Contrat ou mesures précontractuelles

Gestion des recours et du contentieux disciplinaire

Conserver les pièces nécessaires pour répondre à un recours interne ou à un contentieux (conseil de prud'hommes, tribunal administratif pour les agents publics). Le référentiel CNIL de 2026 prévoit une conservation pour la durée du litige, puis jusqu'à épuisement des voies de recours (droits de la défense, art. 6 de la CEDH). Base retenue : intérêt légitime de l'organisme à défendre ses droits.

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers

Suivi de l'historique des sanctions et effacement

Savoir quelles sanctions peuvent encore être invoquées à l'appui d'une nouvelle sanction (celles de plus de trois ans ne le peuvent plus, art. L1332-5) et effacer ou archiver les sanctions anciennes ou amnistiées. Le référentiel CNIL RH de 2023 exclut du dossier de carrière les sanctions consécutives à des faits amnistiés. Base retenue : intérêt légitime de l'organisme.

Intérêts légitimes du responsable du traitement ou d'un tiers

Données (3)

L’article 30 du RGPD exige l’inscription des catégories de données traitées. Il s’agit ici de définir les catégories de données traitées. Celles-ci peuvent être dites courantes ou sensibles.

Convocation et entretien préalable

Détails des données

Nom, prénom et fonction du salarié convoquéoptionel

Date de connaissance des faits par l'employeuroptionel

Description des faits reprochés et pièces versées au dossieroptionel

Date, lieu et compte rendu de l'entretien préalableoptionel

Identité de la personne qui assiste le salariéoptionel

Règles de conservation

Base active:

Article L1332-4 du code du travail (délai de deux mois pour engager les poursuites) : il fixe un délai pour agir, pas une durée de conservation.

Sort final

Sanction notifiée

Détails des données

Nature de la sanction (avertissement, mise à pied, mutation, rétrogradation, licenciement)optionel

Motifs de la sanctionoptionel

Date de notification de la sanctionoptionel

Mention d'une éventuelle amnistie ou date d'effacementoptionel

Règles de conservation

Base active:

Durée pendant laquelle la sanction peut être invoquée à l'appui d'une nouvelle sanction : trois ans à compter de l'engagement des nouvelles poursuites au plus (art. L1332-5). À fixer par l'employeur.

Article L1332-5 du code du travail : une sanction de plus de trois ans ne peut plus être invoquée à l'appui d'une nouvelle sanction. Ce texte limite l'usage de la sanction, il ne fixe pas de durée de conservation.

Sort final

Recours et contentieux disciplinaire

Détails des données

Courrier de contestation ou de recours du salariéoptionel

Références de la procédure (juridiction, numéro de dossier)optionel

Pièces et échanges avec le conseil de l'employeuroptionel

Décision rendue et voies de recours exercéesoptionel

Règles de conservation

Base active:

À compter du début du contentieux et le temps du litige

Droits de la défense (article 6 de la CEDH), selon le référentiel CNIL de 2026 (ligne « Gestion des dossiers juridiques », classée obligation).

Archivage intermédiaire:

Jusqu'à épuisement des voies de recours

Sort final

Personnes concernées (3)

Une personne concernée est toute personne dont les données sont collectées, retenues ou traitées par le traitement de données en question. Ex : Dans le cadre d'un traitement de gestion du recrutement, n'importe quel candidat pour le poste concerné constitue une personne concernée

Employés
Anciens employés
Collaborateurs et leurs contacts

Auteur:

bc4946f8-1de1-4b70-bb67-62a0ce536160

Créé le:03/10/2026

Mis à jour le:03/10/2026

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