Concernant le module de gestion des demandes d'exercices de droits (suppression, accès, portabilité...etc...), nous avons eu de nombreux retours de la part de nos utilisateurs : le système est trop rigide, les étapes de processus peu utilisées, la création n'est pas assez guidée et manque de personnalisation. Et enfin, le plus gros point noir : il manquait un pont entre la demande et la cartographie des données présente dans notre module de registre RGPD.
Par conséqeunt, nous avons revu notre copie pour améliorer sensiblement l'expérience de gestion des exercices de droit pour la rendre plus guidée et collaborative. Bien entendu, il s'agit plus d'une grande évolution que d'une révolution. Vous allez conserver l'intégralité de vos demandes et étapes de workflow actuels. C'est avant tout l'expérience utilisateur qui a été retravaillée.
Nous pensons que ce module est un incontournable de notre plateforme RGPD, c'est pourquoi l'équipe produit s'est mobilisée sur le sujet lors ! Nous sommes donc très heureux de vous annoncer la sortie de cette nouvelle version qui, on l'espère, répondra correctement à vos besoins !🎉
En parallèle, nous avons refactorisé une grande partie de notre base de code pour arriver à des éventuels améliorations de performance.
Fonctionnalités
- Ajout d'un champ "Type de personne concernée" lié à la demande. Vous pouvez également retrouver ce champ dans le widget d'exercice de droits.
- Nouveau formulaire de gestion des exercices de droits découpés en 4 étapes principales :
- la qualification de la demande : lors de cette phase, vous vérifiez que la demande est bien conforme et vous vérifiez les délais d'applications.
- la validation de l'identité du demandeur: lors de cette phase, vous allez vous assurer que les coordonnées de la personne qui a fait la demande en ligne est correcte. Cette phase vient en complément de la phase de validation automatique de l'adresse mail effectuée lors d'une demande d'exercice de droits avec le widget.
- le traitement de la demande : il est désormais possible d'envoyer un mail à toutes les personnes en charge des traitements en lien avec la catégorie de personne concernée. Ceci peuvent uploader les fichiers contenant les données par exemple dans le cadre d'une demande de portabilité. Ils peuvent alors pointer les différents traitements dont ils sont responsables.
- La réponse à la demande : lors de cette phase vous allez comuniquer les fichiers, preuves (fichier Excel avec les données, captures...) via notre interface de messagerie sécurisée avec l'utilisateur. Celui-ci pourra vous répondre en temps réel.
Voici un aperçu
- Personnalisation intégrale du workflow avec consignation de chaque étape : désormais le passage d'une étape à une autre fait désormais l'objet d'une validation spécifique par l'utilisateur. Vous pourrez ainsi retracer totalement votre demande d'exercice de droits.
Pour tous compléments d'informations sur la gestion des exercices de droits, nous vous invitons à consulter notre article sur ce sujet : Gérer les demandes d'exercices des droits et Dastra
Si vous souhaitez aller plus loin en mettant en place des connecteurs entre Dastra et n'importe quel logiciel, consultez l'article : Automatisation des desmandes d'exercice de droits
Améliorations
- Ajout d'un texte de description de l'étape dans la partie réglages > déroulement de processus
- Chaînes de traduction & corrections diverses
- Correction des notifications dans le cas d'un message dans une d'exercice de droits
- Ajout de nouvelles raisons de fermetures d'une demande d'exercice de droits
- Affichage en live des nouveaux messages dans la liste des messages
- Amélioration des performances globales lors de la première authentification
- Amélioration des délais de chargement des notifications
- Amélioration des délais de chargement d'une tâche dans la planification
- Verrouillage de traitement de données quand il est déjà publié
Bugs
- Affichage du message de verrouillage d'un traitement alors qu'on a bien les droits de publication et donc de modification du traitement