Jahresbericht des Datenschutzbeauftragten: kostenlose Vorlage (Muster)

Warum einen Jahresbericht als DSB erstellen?

Der Jahresbericht — oft auch Tätigkeitsbericht genannt — macht die Arbeit des Datenschutzbeauftragten sichtbar. Er zeigt der Geschäftsleitung strukturiert, was erreicht wurde, wo Risiken liegen und welche Maßnahmen anstehen. Zugleich ist er ein zentraler Baustein eines funktionierenden Datenschutzmanagementsystems (DSMS).

Die DSGVO schreibt einen solchen Bericht nicht ausdrücklich vor. Er folgt aber direkt aus der Stellung und den Aufgaben des DSB nach Art. 38 und 39 DSGVO: Wer an die höchste Managementebene berichtet, braucht ein regelmäßiges Format dafür.

Was enthält die Vorlage?

Die Vorlage lässt sich an Größe und Risikoprofil Ihrer Organisation anpassen. Sie enthält Kennzahlen und Abschnitte zu:

• Datenschutz-Governance und Stellung des DSB
• Datenschutzaudits (DSGVO) und Compliance-Bewertungen
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
• technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)
• Auftragsverarbeitern und Vertragsprüfungen (AVV)
• Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
• Löschkonzept und Einhaltung der Löschfristen
• internationalen Datentransfers
• Schulungen und Sensibilisierung — zunehmend auch zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung
• Datenschutzverletzungen
• Betroffenenanfragen
• Beratung und Privacy by Design
• Kontakt mit Datenschutzaufsichtsbehörden
• Ressourcen, Risiken und Prioritäten für das kommende Jahr

Für wen eignet sich die Vorlage?

Die Vorlage richtet sich an interne und externe Datenschutzbeauftragte sowie an Datenschutz- und Compliance-Teams. Sie hilft allen, die ihre Arbeit regelmäßig dokumentieren und der Geschäftsleitung einen klaren Überblick geben wollen.

Alle Kennzahlen in der Vorlage sind Beispiele. Ersetzen Sie sie einfach durch Ihre eigenen Werte. Mit den Dashboards und Reporting-Funktionen der Datenschutzmanagement-Software Dastra erfassen Sie diese Informationen zentral — und bereiten sie mit wenigen Klicks für den Jahresbericht auf.

Vorlage herunterladen

Laden Sie die kostenlose Vorlage herunter. So erstellen Sie in kurzer Zeit einen strukturierten Jahresbericht für Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter.