Warum Dastra jetzt unverzichtbar für unsere DSGVO-Compliance ist
Können Sie sich vorstellen?
Ich bin Nicolas Devoucoux und arbeite seit etwas über einem Jahr als Datenschutzbeauftragter (DSB) im Departementalen Öffentlichen Dienstleistungszentrum der Nièvre (CDG 58).
Ich komme aus einem unkonventionellen Hintergrund – ich habe als professioneller Feuerwehrmann und Vermesser gearbeitet, bevor ich DSB wurde. Trotz der Verschiedenheit verbindet ein gemeinsamer Faden all diese Rollen: der Fokus auf die Erfassung, Verbesserung, Verbreitung und jetzt den Schutz von Daten.
Was ist Ihre Rolle als DSB?
Meine Hauptaufgabe ist es, die öffentliche Institution bei der Erreichung der DSGVO-Compliance zu unterstützen: Dazu gehört, das Personal für den Schutz personenbezogener Daten zu sensibilisieren, Verfahren zu erstellen, um Transparenz und Zugang zu Rechten zu gewährleisten, sowie das Führen und Verwalten des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten und der dazugehörigen Maßnahmenpläne.
Ein weiterer wichtiger Teil meiner Arbeit besteht darin, die zukünftige General Interest Group vorzubereiten, die für Januar 2023 geplant ist, indem ich ihr helfe, ihre Datenmanagement-Governance von Grund auf aufzubauen – mit einem starken Fokus auf Privacy by Design.
Warum haben Sie sich für Dastra entschieden?
Wir haben uns für Dastra entschieden, weil es eine umfangreiche, All-in-One-Plattform ist, die alle Säulen der DSGVO-Compliance vereint, einschließlich:
- Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Risikoanalyse
- Management von Aktionsplänen
- Anfragen von betroffenen Personen
- Meldung von Datenpannen
Ich schätze die Intuitivität der Plattform: Jeder Schritt ist klar strukturiert, und der Ablauf zur Erstellung von Aktivitäten ist sowohl logisch als auch benutzerfreundlich.
Ich schätze auch die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten, die Dastra an eine Vielzahl von Erwartungen der DSBs und organisatorischen Bedürfnissen anpassbar machen.
Schließlich wird die Zusammenarbeit erleichtert. Informationsflüsse sind in verschiedenen Phasen vorhanden (Register, Planung, DSGVO-Prüfungen, Anfragen von betroffenen Personen, Datenpannen).
Ich schätze auch die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten, die demonstrieren, dass Dastra an die verschiedenen Erwartungen der DSBs anpassbar ist.
Was waren Ihre Ziele?
Das Hauptziel war es, alle compliance-relevanten Dokumente innerhalb einer einzigen Plattform zu zentralisieren, die für unsere Kollegen leicht zugänglich ist. Zuvor jonglierten wir mit Tabellenkalkulationen, Berichten und Vertragsdokumenten in mehreren Werkzeugen. Es wurde schnell klar, dass dieses fragmentierte Setup nicht nachhaltig war.
Ein zweites Ziel war es, die Aktualisierung von Dokumenten zu vereinfachen. Die Aktualisierung eines Dokuments hatte oft einen Dominoeffekt auf andere – eine Quelle der Ineffizienz, die wir beseitigen mussten.
Es wurde schnell klar, dass die Verwaltung verschiedener Dokumente (Tabellen, Berichte, Vertragsdokumente) in einem fragmentierten Setup problematisch sein würde.
Welche Herausforderungen hatten Sie vor Dastra?
Die Hauptschwierigkeit war die zerstreute Präsenz vieler Dokumente für jede Verarbeitungstätigkeit. Der Austausch erfolgte hauptsächlich per E-Mail, was den Erstellungsprozess weiter komplizierte. Daher war ein kollaboratives Werkzeug erforderlich, um die Einbeziehung der Kollegen in das Projekt zu erleichtern.
Wie war Ihre Einarbeitungserfahrung mit Dastra?
Es ist sehr einfach, sich mit der Dastra-Umgebung vertraut zu machen. Die Menüs sind intuitiv und das Dashboard ist äußerst nützlich. Die drei Unterstützungssitzungen sind ein echter Vorteil, da der Austausch mit dem Dastra-Team ein besseres Verständnis für die Herausforderungen aller Beteiligten ermöglicht. Diese persönliche Unterstützung hat uns viel Zeit gespart.
Der Austausch mit dem Dasra-Team ermöglicht ein besseres Verständnis für die Herausforderungen aller Beteiligten.
Wie verlief Ihr Entscheidungsprozess?
Ich habe mehrere Plattformen über einen Monat getestet und eine vergleichende Analyse durchgeführt, um die beste Lösung für unsere Bedürfnisse zu finden. Dastra hat in Bezug auf Funktionalität, Benutzererfahrung und Preis-Leistungs-Verhältnis die Nase vorn.
Welche Vorteile haben Sie durch die Nutzung von Dastra gewonnen?
Dasra ist die DSGVO-Plattform. Sie ermöglicht es uns, schnell zu handeln, mit dem vollen Vertrauen, dass kein Schritt übersehen wird.
Dasra ist unerlässlich geworden, um Aktionspläne umzusetzen.
Prozesse werden direkt mit den Kollegen erstellt, ohne sich auf veraltete Vorformen oder andere verstreute "hausinternen" Tabellen zu verlassen.
Dasra ist unerlässlich geworden, um Aktionspläne umzusetzen und die Aufgaben zu überwachen, die den Kollegen zugewiesen wurden. Die Plattform vereinfacht den Austausch und ermöglicht eine bessere Reaktionsfähigkeit und bringt Klarheit in jede Phase des Prozesses.
Die Audit-Funktionalitäten, ob angepasst oder nicht, sind ein echter Vorteil. Auch sie können an unsere Subunternehmer und Mitarbeiter gesendet werden, um Risikostufen und zu ergreifende Korrekturmaßnahmen festzulegen.
