🚀 Neue Funktionen
Ausübung von Betroffenenrechten: Tool zum Schwärzen von Anhängen
Die Bearbeitung eines Antrags auf Ausübung von Betroffenenrechten erfordert oft die Weitergabe von Dokumenten: Ausweiskopie, Vertrag, Kundendossier, Kontoverlauf. Diese Anhänge enthalten fast immer vertrauliche Informationen, die der betroffenen Person oder Dritten nicht übermittelt werden dürfen (Daten zu anderen Personen, vertrauliche Vertragsinhalte, interne Informationen). Bisher bedeutete das Schwärzen dieser Dokumente, sie in ein externes Tool zu exportieren, außerhalb von Dastra zu arbeiten und darauf zu hoffen, dass beim Zurücksenden der Datei keine sensiblen Daten übersehen wurden.
Dastra integriert nun das Schwärzen von Daten direkt in den Antragsvorgang. Wenn ein Anhang weitergegeben werden muss, analysiert die KI das Dokument, erkennt Bereiche mit personenbezogenen identifizierenden Daten Dritter (Namen, Vornamen, Adressen, Kontaktdaten, persönliche Kennungen) und markiert sie automatisch im Dokument. Ihr Team prüft das Ergebnis, entfernt mögliche False Positives mit einem Klick und kann die von der KI nicht erkannten Bereiche manuell hinzufügen.
Nach der Bestätigung wird das geschwärzte Dokument erzeugt und im Antrag gespeichert. Die Schwärzung ist dauerhaft: Die erzeugte Datei wird gerastert, der zugrunde liegende Text ist nicht nur „visuell verdeckt“, sondern endgültig unzugänglich gemacht. Das Original kann je nach Entscheidung des Teams aufbewahrt oder gelöscht werden. Alles geschieht, ohne den Dastra-Workflow zu verlassen, ohne mehrere Exporte und ohne das Risiko, dass ein unzureichend bearbeitetes Dokument Ihre Umgebung verlässt.
Für Organisationen, die die volle Kontrolle ohne automatisierte Unterstützung behalten möchten, bleibt die manuelle Schwärzung im selben Kontext verfügbar, ohne KI zu aktivieren.
Compliance: Zusammenführung von Kontrollen und Tests
Das Compliance-Modul verfügt jetzt über ein Zusammenführungswerkzeug, um Duplikate innerhalb eines Projekts oder der Bibliothek zu beseitigen. Wenn sehr ähnliche Kontrollen oder Tests nebeneinander bestehen — etwa nach mehreren Imports von Frameworks —, können sie ohne Datenverlust zu einem einzigen Datensatz zusammengeführt werden.
Das Zusammenführungswerkzeug ermöglicht:
- Mehrere Elemente aus der Liste auszuwählen (bis zu 30) und die Zusammenführung über Sammelaktionen zu starten
- Die Elemente in einer Vergleichstabelle nebeneinander zu vergleichen und Feld für Feld die zu behaltenden Werte auszuwählen
- Alle Verknüpfungen (Nachweise, Anforderungen, Risikoszenarien, abgedeckte Kontrollen) automatisch auf den beibehaltenen Datensatz zu konsolidieren
Die Zusammenführung ist für operative Tests, Referenztests, angewandte Kontrollen und Referenzkontrollen verfügbar. Sie ist vollständig manuell: Eine automatische Dubletten-Erkennung erfolgt nicht.
Datenschutzverletzungen: Verwaltung von Vorfällen als Auftragsverarbeiter
Das Modul Datenschutzverletzungen passt sich nun an die Rolle Ihrer Organisation im Vorfall an: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter.
Bei der Erstellung eines Vorfalls ermöglicht ein Auswahlfeld die Zuordnung der Rolle.
Für Vorfälle vom Typ Auftragsverarbeiter:
- Der Schritt zur Benachrichtigung der Aufsichtsbehörden wird ausgeblendet (der Auftragsverarbeiter ist nicht verpflichtet, die CNIL direkt zu benachrichtigen)
- Ein eigener Abschnitt zur Kommunikation an die Kunden-Verantwortlichen ersetzt den Standard-Kommunikationsabschnitt
- Es ist möglich, die Liste der betroffenen Kunden-Verantwortlichen zu verknüpfen, nachzuverfolgen und zu exportieren sowie diese Liste automatisch aus den mit dem Vorfall verbundenen Verarbeitungstätigkeiten zu synchronisieren
Diese Weiterentwicklung ermöglicht die Einhaltung der spezifischen Pflichten aus Artikel 33 Abs. 2 DSGVO, der Auftragsverarbeiter verpflichtet, ihre Verantwortlichen unverzüglich über einen Vorfall zu informieren, ohne sie einer ihnen nicht obliegenden Meldepflicht gegenüber den Behörden auszusetzen.
Privacy Hubs: KI-Systeme im Trust Center
Das Trust Center (öffentliches Privacy Hub) unterstützt jetzt KI-Systeme. Organisationen können in ihrem Trust Portal einen neuen, dedizierten Tab aktivieren, über den ihre Stakeholder (Kunden, Partner, Behörden …) die Liste der verwendeten KI-Systeme einsehen können.
Diese Funktion erfüllt die Transparenzanforderung des europäischen AI Act und fügt sich nahtlos in die bereits im Trust Center verfügbaren Module ein (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Fragebögen, Ausübung von Betroffenenrechten …). Der Tab ist nur für Organisationen verfügbar, deren Plan das Modul KI-Systeme umfasst.
AI Assistant: KI-Credits und -Kontingente
Die Nutzung der KI-Funktionen von Dastra wird nun durch ein Creditsystem geregelt. Jede Art von KI-Operation (Erstellung von Verarbeitungstätigkeiten, Compliance-Analyse, Nachweisprüfung, Post-Mortem-Bericht, Beantwortung von Fragebögen usw.) verbraucht eine definierte Anzahl von Credits. Ein monatliches Kontingent wird je nach gebuchtem Plan zugewiesen.
Nutzer können nun:
- Ihren Verbrauch an KI-Credits des laufenden Monats in den Workspace-Einstellungen einsehen
- Eine Fortschrittsanzeige mit Farbindikatoren (grün, orange, rot) je nach Nutzungsgrad anzeigen
- Eine klare Meldung erhalten, wenn das Kontingent erreicht ist, inklusive Link zu den Upgrade-Optionen
Dieses System sorgt für Transparenz und Kontrolle über die mit dem KI-Einsatz auf der Plattform verbundenen Kosten.
✨ Verbesserungen
Ausübung von Betroffenenrechten: Vererbung von Datensätzen aus übergeordneten Organisationseinheiten
Der Tab Datensätze eines Antrags auf Ausübung von Betroffenenrechten zeigt nun alle relevanten Datensätze nach einem kumulativen Modell an: diejenigen, die der zugewiesenen Organisationseinheit (OE), allen übergeordneten OEs (bis zur Wurzel der Hierarchie) und sämtlichen untergeordneten OEs zugeordnet sind.
Wenn der Bearbeiter des Antrags keine Zugriffsrechte auf die betreffenden Datensätze hat, wird dies visuell angezeigt und die verantwortlichen Personen werden entsprechend hingewiesen.
Diese Weiterentwicklung erleichtert die vollständige Bearbeitung des Antrags: Ein Antrag kann nicht zu 100 % als bearbeitet markiert werden, solange geerbte Datensätze noch nicht bearbeitet oder ausdrücklich als „Nicht anwendbar“ markiert wurden.
Ausübung von Betroffenenrechten: Erfassung des Schließungsgrunds aus dem Register
Es ist nun möglich, den Schließungsgrund eines Antrags direkt aus dem Register zu erfassen, wenn im Workflow-Auswähler ein finaler Schritt gewählt wird. Ein Eingabefenster öffnet sich automatisch und ermöglicht die Erfassung des Grundes, einer öffentlichen Beschreibung, einer internen Beschreibung und des Schließungsdatums – identisch mit dem Schließen aus dem Antragsdatensatz heraus.
Diese Verbesserung stellt sicher, dass ein Schließungsgrund korrekt erfasst wird, wenn Anträge aus dem Register geschlossen werden, um die Qualität der Daten und der Nachverfolgungsberichte zu erhalten.
Compliance: Überarbeitung der UX der HTTP-Connectoren
Die Konfigurationsoberfläche des Connectors HTTP Request im Modul Compliance wurde vollständig neu gestaltet, um die Parametrisierung zu vereinfachen und die Sicherheit der Zugangsdaten zu erhöhen:
- Ein Auswahlfeld für die Authentifizierungsmethode (API Key, Authorization Token Bearer, Basic Authentication) ersetzt die manuelle Eingabe von JSON-Headern
- Die Credentials-Felder (Token, Passwort) sind standardmäßig ausgeblendet und können über einen „Auge“-Button vorübergehend angezeigt werden — sie erscheinen niemals im Klartext in den Logs
- Key-Value-Paar-Editoren (im Stil von Postman) ermöglichen die Konfiguration benutzerdefinierter Header und Query-Parameter ohne JSON-Syntaxkenntnisse
- Eine schreibgeschützte Vorschau zeigt die tatsächlich gesendeten Header mit maskierten sensiblen Werten
Compliance: Sichtbare Nachweis-Links aus verknüpften Objekten
Wenn ein Dokument oder Vertrag in einem Compliance-Test als Nachweis verwendet wird, ist diese Verknüpfung nun direkt im Objekt selbst sichtbar:
- Im Modul Verträge & Richtlinien zeigt ein Symbol die Anzahl der zugehörigen Compliance-Tests an. Ein Klick öffnet die Testliste, ein zweiter führt zur Detailansicht des Tests, ohne die Seite zu verlassen.
- In der Dokumentenverwaltung (DMS) werden die mit dem ausgewählten Dokument verknüpften Compliance-Tests in einem eigenen Seitenpanel angezeigt.
Benutzerdefinierte Filter: Hinzufügen von Bedingungen-Gruppen
Die benutzerdefinierten Filter aller Dastra-Module verfügen nun über einen strukturierten Bedingungseditor, identisch mit dem bereits im Modul für Workflow-Regeln verfügbaren.
Möglich ist:
- Bedingungen mit einem Und / Oder-Operator auf Gruppenebene zu kombinieren
- Untergruppen von Bedingungen für komplexe Regeln zu verschachteln (z. B.: (Schritt = „In Bearbeitung“ UND Adresse angegeben) ODER (Kanal = „Eingehende E-Mail“))
- Jede Bedingung oder Gruppe einzeln hinzuzufügen, neu anzuordnen und zu löschen
Bestehende Filter und benutzerdefinierte Ansichten, die die alte Struktur verwenden, bleiben dank einer automatischen Konvertierung funktionsfähig.
Druck der KI-Analyse
Es ist nun möglich, die KI-Analyse zu drucken, die durchgeführt wurde für:
- Eine Antwort auf einen Fragebogen & DSFA
- Eine Verarbeitungstätigkeit
- Ein KI-System
Dieses strukturierte Dokument enthält die Gesamtbewertung (A bis F), die Gesamtbeurteilung, die bewerteten Kriterien mit ihrer jeweiligen Note und Begründung sowie die vorgeschlagenen Aufgaben nach Priorität sortiert.
Ein Button „Analyse drucken“ erscheint im Kopfbereich des Analyse-Panels, sobald ein Ergebnis verfügbar ist. Dadurch lassen sich die Ergebnisse leicht an einen Bericht, eine Compliance-Akte oder eine interne Mitteilung anhängen, ohne Screenshots zu verwenden.
Datenschutzverletzungen: Verknüpfung mit KI-Systemen
Es ist nun möglich, ein oder mehrere KI-Systeme mit einer Datenschutzverletzung zu verknüpfen — und damit die Zusammenführung der Pflichten aus DSGVO und AI Act abzubilden.
- Im Vorfallformular wird ein neuer Abschnitt „KI-Systeme“ zwischen den Abschnitten „Verarbeitungstätigkeiten“ und „Risikobewertung“ hinzugefügt
- Im Verzeichnis der Datenschutzverletzungen steht eine Spalte „Verknüpfte KI-Systeme“ mit einem eigenen Filter zur Verfügung
- Die Erstellung des KI-Post-Mortem-Berichts berücksichtigt die mit dem Vorfall verbundenen KI-Systeme
- Das Dashboard der Datenschutzverletzungen zeigt nun einen Indikator zur Anzahl der Vorfälle mit mindestens einem KI-System an
Datenkartierung: Export und Import von Datensätzen mit ihren Datenfeldern
Der Export und Import von Datensätzen unterstützt nun auch die zugehörigen Datenfelder. Die exportierte Datei enthält für jeden Datensatz die Liste der Felder (Bezeichnung, Sensitivitätsklassifizierung, Kategorie personenbezogener Daten) und kann direkt wieder importiert werden, um die Verknüpfungen ohne zusätzlichen Schritt wiederherzustellen.
Bei einem Import im Überschreibungsmodus werden die Verknüpfungen mit den Datenfeldern an den Inhalt der Datei angepasst. In der Datei fehlende Felder werden getrennt; in der Arbeitsumgebung nicht vorhandene Felder werden automatisch erstellt.
Planung: Benutzerdefinierte Ansichten im Modul Aufgaben
Die in der Symbolleiste angehefteten benutzerdefinierten Ansichten sind nun auch im Modul Planung (Aufgaben) verfügbar, in Kontinuität mit den anderen Modulen. Es ist möglich, den aktuellen Filterzustand als benannte Ansicht zu speichern, sie mit anderen Workspace-Nutzern zu teilen und mit einem einzigen Klick zwischen den Ansichten zu wechseln.