Warum eine DSGVO-Software kaufen?

1. Um versteckte Kosten zu vermeiden

Um den Schutz personenbezogener Daten in Ihrer Organisation sicherzustellen, ist es entscheidend:

1. Zu identifizieren, wo diese Daten gespeichert sind.
2. Den Zweck, für den sie verwendet werden, zu verstehen.
3. Zu prüfen, wie sie genutzt werden.

Zusammenfassend ist eine vollständige Datenkartierung Ihres Informationssystems erforderlich. Dieser Prozess umfasst die Auflistung aller Elemente Ihres Systems, wie Anwendungen, Dienstleister, Daten und Sicherheitsmaßnahmen. Es handelt sich um ein kostenintensives Projekt, zumal es ständigen Veränderungen unterliegt und jede Information mit einer anderen verknüpft ist.

2. Um Ihre Compliance aktuell zu halten

Falls Ihr DSB das Unternehmen verlässt oder der regulatorische Rahmen zwei Jahre lang nicht aktualisiert wird, müssen Sie von vorne beginnen. Es ist entscheidend zu verstehen, dass die DSGVO Prozesse beinhaltet und nicht nur den Erwerb eines Zertifikats. Eine langfristige Perspektive kann hier zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

3. Um Zeit zu sparen

Jede juristische Person einer Unternehmensgruppe muss ein Verarbeitungsverzeichnis führen, das alle im Unternehmen durchgeführten Datenverarbeitungen auflistet. Der DSB hat jedoch Wichtigeres zu tun, als eine Excel-Datei zu aktualisieren; seine Aufgabe besteht darin, sein Fachwissen einzubringen und die Mitarbeiter zu beraten. Dank der DSGVO-Software kann er:

• Verarbeitungsvorlagen erstellen,
• Die Erstellung und Änderung aller Verarbeitungsinformationen schnell automatisieren,
• KI nutzen, um Verarbeitungsvorlagen zu generieren,
• Den zugehörigen Maßnahmenplan automatisiert erstellen,
• Verarbeitungseinträge automatisch auf Basis von Dienstleistern und Informationssystemen aktualisieren.

Er kann sich so auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren, anstatt sich mit Formalitäten aufzuhalten — erst recht, wenn er Verantwortung in mehreren juristischen Personen trägt.

4. Um die für die DSGVO notwendige Dokumentation zu zentralisieren

Durch die DSGVO unterliegen Sie der Rechenschaftspflicht, die Sie verpflichtet:

• Für die Daten, die Sie verarbeiten, verantwortlich zu sein,
• Ihre Compliance und deren Aufrechterhaltung nachzuweisen.

Wie wollen Sie Ihre Compliance nachweisen, wenn Ihr DSB mit verstreuten, nicht verknüpften und vor allem rein deklarativen Tools (Word, Excel, PowerPoint usw.) arbeitet? All diese Dokumente sind im jeweiligen Moment gültig — aber stellen Sie sich vor, Sie müssten sie jedes Mal aktualisieren, wenn Sie eine Anwendung oder einen Dienstleister wechseln. In einem Tool finden Sie nicht nur verständliche Erläuterungen zu den regulatorischen Anforderungen, sondern vor allem alle Ihre Nachweise an einem Ort — mit wenigen Klicks. Die DSGVO ist kein unüberwindbarer Berg, insbesondere wenn Sie sich die Arbeit nicht unnötig erschweren.

5. Um intelligenter zusammenzuarbeiten

Das größte Sicherheitsrisiko ist der fehlerhafte Umgang mit Daten. Der DSB muss seine Kollegen sensibilisieren, gute Praktiken in allen Bereichen etablieren und so die internen Datenflüsse besser verstehen. Er wird insbesondere zusammenarbeiten mit:

• Dem CISO (Chief Information Security Officer),
• Der IT-Abteilung,
• Allen Abteilungen, die unmittelbar oder mittelbar mit Daten arbeiten,
• Den Dienstleistern, die Daten in seinem Auftrag verarbeiten.

Dazu benötigt er Werkzeuge, um effektiv mit ihnen zusammenzuarbeiten und gemeinsam mit seinem internen Netzwerk einen abteilungsübergreifenden Maßnahmenplan zu führen. Einen gemeinsamen Maßnahmenplan in Excel zu pflegen — das ist, gelinde gesagt, mühsam.

6. Um das Vertrauen Ihrer Stakeholder zu gewinnen

Die Verwaltung von Betroffenenanfragen ist ein wichtiger und verpflichtender Prozess, bei dem Sie auf jede Anfrage reagieren müssen, die ein Betroffenenrecht — wie das Recht auf Auskunft, das Recht auf Löschung usw. — geltend macht. Die DSGVO spezifiziert insgesamt 9 Betroffenenrechte. Die DSGVO verpflichtet Sie dazu:

• Den Zugang zu diesen Rechten zu erleichtern,
• Transparent gegenüber dem Nutzer zu sein,
• Einen effizienten Prozess zu implementieren.

Das Tool ermöglicht es Ihnen, diese Aufgabe strukturiert und effizient zu erledigen, indem es Ihre Betroffenenanfragen zentralisiert und vor allem die Erfassung und Beantwortung der Anfragen automatisiert. Zeigen Sie allen Ihren Stakeholdern, dass Sie ihre Anfragen ernst nehmen — das ist ein Vertrauensbeweis.

7. Um Ihre Teams zu steuern und Innovation zu fördern

Angesichts der Vielzahl an Aufgaben Ihres DSB und der Anzahl der betroffenen Abteilungen ist es sinnvoll, die Maßnahmen nach dem Risiko für die betroffenen Personen zu priorisieren.

Um sich auf die risikoreichsten Vorgänge oder die schutzbedürftigsten Personen zu konzentrieren, bietet eine gute DSGVO-Compliance-Software effektive Reporting-Werkzeuge, mit denen Sie präzise Risikoinformationen und Aktivitäten — insbesondere Ihres Compliance-Teams — abrufen können.

Sie werden Ihren Datenbestand durch die Datenkartierung besser verstehen und Ihr Unternehmen in Richtung einer datenschutzorientierten Strategie und Governance führen können. Sind Daten nicht das schwarze Gold des 21. Jahrhunderts? Sollten wir sie nicht schützen, um unsere Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten?