Les tiers autorisés correspondent à l'ensemble des autorités et organismes (publics le plus souvent) disposant, en vertu de l’intérêt public qui s'attache à l'accomplissement de leur mission, du pouvoir de solliciter l'obtention de documents ou renseignements pouvant contenir des données à caractère personnel .
Pour cette raison, les « tiers autorisés » sont à distinguer des différents acteurs susceptibles de recevoir communication d’informations en dehors des missions d’enquête (par exemple, accès d’un usager aux documents administratifs, échanges légalement prévus entre administrations, droit d’accès d’une personne concernée).
Le pouvoir d’un tiers autorisé s’appuie systématiquement sur un cadre juridique prévoyant ses modalités de mise en œuvre :
- organismes concernés,
- objet de la demande d’accès ou de la copie,
- nature des informations et documents concernés.
Ces tiers autorisés sont par exemple :
- L'administration fiscale.
- Les organismes de sécurité sociale, dans le cadre de la lutte contre la fraude, et les organismes chargés de l'instruction, du versement et du contrôle du RSA.
- Les administrations de la justice, de la police et de la gendarmerie.
- Les huissiers de justice.
Mais quelles sont les conditions pour qu'un tiers autorisé puisse obtenir des informations contenues dans un fichier ?
Il faut nécessairement que :
- La demande soit écrite et précise le texte législatif la justifiant.
- La demande vise des personnes nommément identifiées ou identifiables (le tiers autorisé ne peut pas avoir accès à l'intégralité d'un fichier).
- La demande soit ponctuelle.
- La demande précise les catégories de données concernées.
- La demande permette d'identifier le tiers autorisé qui en est à l'origine.