Diese neue Version von Dastra bietet zahlreiche Verbesserungen, um die Verwaltung Ihrer DSR-Formulare zu vereinfachen, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren, Ihre KI-Anwendungsfälle zu erweitern und die Effizienz im Tagesgeschäft zu steigern.
🚀 Neue Funktionen
Betroffenenrechte: Bedingte Logik in Formularen
DSR-Anfrageformulare unterstützen nun bedingte Logik (Skip-Logik). Als Verantwortlicher können Sie Anzeigeregeln direkt in den Feldern der DSR-Widget-Vorlage definieren: Ein Feld wird nur angezeigt, wenn die Antwort auf eine vorherige Frage eine definierte Bedingung erfüllt.
Diese Regeln werden auf der Seite des Befragten dynamisch interpretiert: Das Formular passt sich in Echtzeit an, während die Antworten eingegeben werden.
In der Praxis ermöglicht Ihnen dies:
- Felder je nach Art des geltend gemachten Rechts, der Art der Anfrage oder einer vorherigen Antwort ein- oder auszublenden
- Mehrere Szenarien innerhalb eines einzigen Widgets zu verwalten, ohne für jede Variante ein separates Formular erstellen und pflegen zu müssen
- den Wartungsaufwand zu reduzieren, wenn sich Inhalte, Übersetzungen oder Compliance-Anforderungen ändern
Vor dieser Erweiterung bedeutete das Fehlen eines bedingten Mechanismus, dass pro Szenario ein DSR-Widget erstellt werden musste, die Konfiguration bei jeder Änderung der Geschäftsregeln dupliziert werden musste und sich die Wartungspunkte vervielfachten.
Betroffenenrechte: Synchronisierung von DSR-Formularen
Wenn mehrere DSR-Formulare eine ähnliche Konfiguration aufweisen (gleiche Felder, gleicher Text), ist es nun möglich, diese zu synchronisieren. Legen Sie ein Formular als Quelle fest, verknüpfen Sie untergeordnete Formulare damit und übertragen Sie dann jede Änderung mit einem einzigen Klick auf alle verknüpften Formulare.
Diese Funktion verhindert doppelte Konfigurationen und gewährleistet die Konsistenz der Formulare im Laufe ihrer Weiterentwicklung. Eine erhebliche Zeitersparnis für Organisationen, die mehrere Varianten desselben Formulars verwalten.
Angeheftete benutzerdefinierte Ansichten in der Symbolleiste
Es ist nun möglich, den aktuellen Status Ihrer Filter als benannte Ansicht zu speichern und dann mit einem einzigen Klick in der Symbolleiste jedes Abschnitts, der Objekte auflistet (Betroffenenanfragen, Verarbeitungsverzeichnisse, Repositorien, KI-Systeme, Datenschutzvorfälle, Verträge usw.), zwischen Ihren Ansichten zu wechseln. Beachten Sie, dass benutzerdefinierte Ansichten auch Ihre benutzerdefinierte Spaltenauswahl für die Anzeige berücksichtigen.
Dies ermöglicht Ihnen:
- Erstellen, Benennen und Verwalten mehrerer benutzerdefinierter Ansichten pro Abschnitt
- Laden einer Ansicht mit einem Klick, ohne den Bereich „Filter“ zu durchlaufen
- Sofortiges Ändern des Arbeitskontexts, ohne Ihre Filter bei jeder Sitzung manuell neu anwenden zu müssen
Es ist auch möglich, benutzerdefinierte Ansichten mit anderen Nutzern im Mandanten zu teilen:
Diese sind im Abschnitt „Geteilte Ansichten“ sichtbar:
Vorlagenbibliothek für Workflow-Regeln
Dastra bietet nun eine Vorlagenbibliothek für Workflow-Regeln an. Speichern Sie Ihre bestehenden Workflows als Vorlagen, finden Sie diese in der Bibliothek und verwenden Sie sie so oft Sie möchten wieder (Verarbeitungstätigkeiten, Assets, KI-Systeme, Datenschutzvorfälle usw.).
Diese Bibliothek entspricht dem wachsenden Bedarf, Automatisierungsregeln unternehmensweit zu standardisieren, und vermeidet gleichzeitig die Notwendigkeit, identische Workflows für jedes Objekt manuell neu zu konfigurieren.
Um eine Vorlage zu speichern, müssen Sie Ihren Workflow als Vorlage speichern:
Sie speichern ihn, und Ihre Vorlage ist in der Bibliothek verfügbar.
Fragebögen und DSFA: Automatische Übersetzung mit KI
Es ist nun möglich, einen Fragebogen mithilfe des KI-Assistenten automatisch in die Sprache Ihrer Wahl zu übersetzen. Klicken Sie im Fragebogen-Editor auf „Fragebogen übersetzen“ und wählen Sie die Zielsprache aus. Es stehen zwei Optionen zur Verfügung:
- Erstellen Sie eine neue Vorlage aus dem aktuellen Fragebogen in der Zielsprache
- Erstellen Sie eine neue Version des aktuellen Fragebogens direkt in der Zielsprache
Die Übersetzung umfasst Fragen, Abschnitte, Antworten und Begleittext. Die Verfügbarkeit der Sprachen hängt vom in Ihrem Mandanten konfigurierten KI-Model ab.
Fragebögen und DSFA: Antworten mit dem zugehörigen Objekt zusammenführen
Nach dem Ausfüllen eines Fragebogens, der mit einem Dastra-Objekt (Verarbeitungstätigkeit, Asset, Akteur usw.) verknüpft ist, ist es nun möglich, die gesammelten Antworten mit den Daten dieses Objekts zusammenzuführen. Diese Aktion aktualisiert die entsprechenden Felder des Objekts direkt auf der Grundlage der im Formular eingegebenen Informationen, ohne dass eine manuelle Neueingabe erforderlich ist.
Dies ist besonders nützlich bei externen Erfassungsszenarien über das Trust Center, bei denen Dritte (Anbieter, Auftragsverarbeiter) Informationen bereitstellen, die anschließend in Ihren internen Verzeichnissen berücksichtigt werden müssen.
KI-Systeme: Erstellen von Modellblättern mit dem KI-Assistenten
Aus dem KI-Modell-Repository ist es nun möglich, mithilfe des KI-Assistenten automatisch KI-Model-Blätter zu erstellen. Diese Funktion ermöglicht es, Modellblätter für die neuesten KI-Modelle in nur wenigen Sekunden zu erstellen, basierend auf einer einfachen Beschreibung oder dem Modellnamen.
Compliance: KI-Analyse von Nachweisen
Bei der Einreichung von Nachweisen für einen Compliance-Test bietet Dastra nun die Möglichkeit, eine KI-Analyse zu starten, um zu beurteilen, ob die eingereichten Nachweise den Testanforderungen entsprechen. Das Analyseergebnis wird direkt in der Benutzeroberfläche angezeigt.
Diese Funktion ist optional und kann jederzeit in Ihren Mandanten-Einstellungen unter dem Abschnitt „Compliance“ deaktiviert werden:
✨ Verbesserungen
Datenqualitätstool: Erweiterte Duplikatserkennung
Das Tool zur Duplikatserkennung und -zusammenführung wurde mit einer erweiterten Abgleich-Engine verbessert. Der Algorithmus verwendet nun eine erklärbare Bewertung, die mehrere Dimensionen (Name, Herausgeber, Organisationseinheit, URL, Kategorie) analysiert und jedem potenziellen Duplikat einen Konfidenzwert zuweist – dies ermöglicht eine fundierte Validierung vor jeder Zusammenführung.
Verfügbar für: Assets, Maßnahmen, Akteure, Datensätze, Daten-Glossare, Verarbeitungsdatensätze und Kategorien von betroffenen Personen.
In jedem Modul können Sie auf diese Funktion zugreifen, indem Sie auf die Hauptmenüschaltfläche und dann auf „Datenqualitätstool“ klicken.
Dank des Datenqualitätstools können Sie alle doppelten Daten in Ihrer Datenbank verwalten und wählen, ob Sie diese zusammenführen oder einfach löschen möchten. Alle übereinstimmenden Duplikate werden bewertet.
KI-Systeme: Verknüpfung mit Verarbeitungstätigkeiten
KI-Systeme-Datensätze enthalten nun einen neuen Abschnitt Verarbeitungstätigkeiten, über den ein oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten direkt aus dem Datensatz verknüpft werden können.
Wenn ein bereits mit Verarbeitungstätigkeiten verknüpftes Asset in den Datensatz eingegeben wird, werden diese Verarbeitungstätigkeiten automatisch vorgeschlagen. Die aus den zugehörigen Verarbeitungstätigkeiten abgeleiteten Datensätze und Kategorien von betroffenen Personen werden ebenfalls in den entsprechenden Abschnitten des Datensatzes vorgeschlagen.
Diese Verknüpfung zwischen KI-System und Verarbeitung stärkt die Compliance sowohl mit der DSGVO als auch mit der KI-Verordnung. In jeder relevanten Verarbeitungstätigkeit sind verknüpfte KI-Systeme im Popup-Menü sichtbar, das durch Klicken auf das Symbol „Verknüpfte KI-Systeme“ angezeigt wird.
Datenkartierung: Neuer Akteurstyp „KI-Model-Anbieter“
Das Feld „Referenziert als“ unter Akteure enthält nun den Typ „KI-Model-Anbieter“, wodurch es möglich ist, KI-Model-Anbieter in Ihrem Repository zu klassifizieren und nachzuverfolgen.
KI-Systeme: Erstellen eines Systems aus einer Vorlage über die Registerkarte
Es ist nun möglich, ein KI-System aus einer Vorlage direkt über die Registerkarte innerhalb eines bestehenden KI-Systems zu erstellen. Bislang war diese Option nur über die Hauptliste der KI-Systeme zugänglich.
Betroffenenrechte: Anzeige des Abschlussdatums
Das Abschlussdatum eines Antrags auf Ausübung der Betroffenenrechte wird nun beim Anzeigen eines Antrags im Seitenbereich angezeigt.
Es ist nicht mehr erforderlich, den vollständigen Datensatz zu öffnen, um zu erfahren, wann der Antrag abgeschlossen wurde.
Verarbeitungsdatensätze: Details zu Fragebogenantworten im Seitenbereich
Beim Anzeigen einer Verarbeitungstätigkeit im Seitenbereich werden nun die Details der Antworten auf zugehörige Fragebögen angezeigt: Antworten nach Frage, Status und Abschlussdatum. Es ist nicht mehr erforderlich, jede Antwort in einer eigenen Ansicht zu öffnen, um deren Inhalt zu überprüfen.
Betroffenenrechte: Zusammenfassende Kennzahlen am Anfang der Liste
Zusammenfassende Kennzahlen werden nun am Anfang der Liste der Anträge auf Ausübung der Betroffenenrechte angezeigt (Anzahl, Fristen, Status). Diese Kennzahlen bieten einen Überblick über die Aktivitäten, ohne dass Berichte erforderlich sind.
Sprachen: Hinzufügung von Britischem Englisch
Britisches Englisch (English UK) ist nun zusätzlich zu Amerikanischem Englisch als Sprache für die Benutzeroberfläche verfügbar. Sie können die Sprache über das Dropdown-Menü auswählen:
Datenkartierung: Filter nach Organisationseinheit für Akteure
In der Akteure-Liste steht nun ein Filter nach Organisationseinheit zur Verfügung, mit dem Sie die Anzeige schnell entsprechend der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens segmentieren können.
Benutzerdefinierte Felder: Blöcke neu anordnen
Benutzerdefinierte Feldgruppen werden nun in alphabetischer Reihenfolge angezeigt, was ihre Strukturierung erleichtert.
Benutzerdefinierte Berichte: Verwendung von Aufgaben-Tags
Mit Aufgaben verknüpfte Tags stehen nun als Dimension oder Filter in benutzerdefinierten Berichten zur Verfügung. Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts, der Aufgaben enthält, kann die Tabelle „Tag (Aufgabe)“ hinzugefügt werden, um Ihre Aktionspläne zu segmentieren und zu analysieren.
Rollen und Berechtigungen: Eine Rolle klonen
Es ist nun möglich, eine bestehende Rolle mit einem einzigen Klick zu klonen, sodass Sie schnell eine neue Berechtigungskonfiguration aus einer bestehenden Rolle erstellen können, ohne bei Null anfangen zu müssen.
Betroffenenrechte: Vorschau von .msg- und .eml-Dateien
Anhänge zu Anfragen bezüglich der Betroffenenrechte im .msg- und .eml-Format (E-Mail-Exportformate) können nun direkt in Dastra in der Vorschau angezeigt werden, ohne dass sie heruntergeladen werden müssen. Dies ist besonders nützlich für die Verwaltung von Anfragen, die per E-Mail eingehen.
Tooltips für komplexe Felder
Für die komplexesten Spalten und Auswahlfelder in der Benutzeroberfläche wurden Beschreibungen der Tooltips hinzugefügt, die beim Bewegen des Mauszeigers angezeigt werden.
Weitere Verbesserungen
Workflows: Das Datumsanzeigeformat in Workflow-Regeln wurde korrigiert, um Verwirrung bei der Konfiguration von Wiederholungen zu vermeiden. Die Zeit wird nun in diesem Format angezeigt: HH:MM (Zeitzone UTC ±HH:MM) .
Workflows: Möglichkeit, Bedingungen auf benutzerdefinierte Felder vom Typ „Mehrfachliste“ oder „Mehrfachauswahl“ anzuwenden
Verarbeitung von Verzeichnissen: Eine Legende wurde zu den im Seitenbereich angezeigten Fragebogen-Diagrammen hinzugefügt.
Risikotypen: Verbesserungen bei der Anzeige