Häufige Fehler bei der Erstellung einer Datenschutzerklärung
Eine Datenschutzerklärung ist ein Dokument, das beschreibt, wie ein Unternehmen personenbezogene Daten der Nutzer erhebt, verwendet und schützt. Sie erläutert auch die Rechte der Nutzer in Bezug auf ihre Informationen und wie diese Daten weitergegeben werden können.
Um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, ist es unerlässlich, dass die Erklärung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, um schwerwiegende Sanktionen zu vermeiden.
Allerdings treten häufig Fehler auf. Diese können die Compliance und Transparenz von Datenschutzerklärungen gefährden.
Hier sind die 7 Fehler, die unbedingt vermieden werden sollten, sowie Tipps zur Erstellung einer konformen Erklärung, bereitgestellt von den DSGVO-Experten von Dastra.
1. Wichtige Informationen weglassen
Einige Organisationen vergessen, wichtige Informationen in ihre Datenschutzerklärung aufzunehmen, wie die Identität des Datenverantwortlichen und/oder der Auftragsverarbeiter, die Empfänger der Daten, die Zwecke der Datenverarbeitung, die Rechte der Nutzer, die Dauer der Datenspeicherung und die internationalen Datenübertragungen.
Das Fehlen dieser spezifischen Elemente kann nicht nur zu Verstößen gegen die DSGVO führen, sondern auch das Vertrauen der Nutzer beeinträchtigen und zu erheblichen Geldstrafen führen.
Tipps
- Aktualisieren Sie die Datenschutzerklärung regelmäßig, um Änderungen in Ihren Datenverarbeitungspraktiken, insbesondere in Bezug auf die Dauer der Datenspeicherung, widerzuspiegeln.
- Verwenden Sie ein Standardmodell, das alle von der DSGVO geforderten Elemente enthält.
- Erklären Sie klar Ihre Verpflichtungen zum Schutz personenbezogener Daten und beschreiben Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zum Schutz der Informationen Ihrer Nutzer ergriffen wurden.
2. Mangelnde Transparenz
Eine Datenschutzerklärung muss in einer verständlichen und klaren Sprache verfasst sein.
Die Verwendung von juristischem oder komplexem Fachjargon kann das Dokument für einige Nutzer schwer verständlich machen, was den Transparenzanforderungen der DSGVO widerspricht.
Gemäß Artikel 12 der DSGVO müssen die Informationen prägnant, transparent, verständlich und leicht zugänglich präsentiert werden.
Tipps
- Verwenden Sie einfache Sprache und vermeiden Sie technische Begriffe.
- Organisieren und strukturieren Sie die Informationen logisch, indem Sie klare Überschriften hinzufügen.
- Geben Sie konkrete Beispiele, um komplexe Punkte zu verdeutlichen.
3. Nichteinhaltung der Nutzerrechte
Die DSGVO gewährt den Nutzern spezifische Rechte, wie das Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Ein häufiger Fehler ist es, diese Rechte in der Datenschutzerklärung wegzulassen oder keine klaren Informationen darüber zu geben, wie die betroffenen Personen sie ausüben können.
Das Fehlen einer E-Mail-Adresse oder präziser Anleitungen zur Einreichung von Anfragen kann ebenfalls die Einhaltung der Vorschriften beeinträchtigen.
Tipps
- Fügen Sie einen Abschnitt zu den Nutzerrechten in Ihre Erklärung ein, der jedes Recht detailliert erklärt.
- Geben Sie klare Anweisungen und ein präzises Mittel, wie eine E-Mail-Adresse, an, damit Nutzer ihre Anfragen bezüglich der gesammelten und verarbeiteten personenbezogenen Daten einreichen können.
4. Mängel bei den Einwilligungsmechanismen
Die Einwilligungsmechanismen werden oft schlecht verwaltet. Zum Beispiel spezifizieren einige Erklärungen nicht klar, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann, oder unterscheiden nicht ausreichend zwischen den verschiedenen Zwecken der Datenverarbeitung.
Tipps
- Stellen Sie sicher, dass die Einwilligung klar und eindeutig für jeden spezifischen Zweck eingeholt wird.
- Informieren Sie Ihre Nutzer klar über ihr Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen und erklären Sie genau, wie sie dies tun können.
5. Mangelnde Aktualisierung
Datenschutzerklärungen werden oft einmalig erstellt und anschließend vernachlässigt.
Wenn sich Geschäftspraktiken oder gesetzliche Anforderungen ändern, werden diese Änderungen nicht in der Erklärung widergespiegelt, wodurch sie veraltet und potenziell nicht konform mit den neuen Datenverarbeitungsmodalitäten wird.
Tipps
- Etablieren Sie einen regelmäßig überprüfenden Prozess für die Datenschutzerklärung, um Änderungen in den Praktiken und Vorschriften zu berücksichtigen.
- Informieren Sie die Nutzer über Aktualisierungen der Erklärung und stellen Sie sicher, dass sie die Änderungen leicht zur Kenntnis nehmen können.
6. Fehlen der Abstimmung mit der Cookie-Richtlinie
Datenschutzerklärungen und Cookie-Richtlinien müssen harmonisiert sein, um Inkonsistenzen zu vermeiden.
Es ist häufig der Fall, dass diese beiden Dokumente separat behandelt werden, ohne angemessene Abstimmung.
Experten-Tipps
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutzerklärung auf die Cookie-Richtlinie verweist und dass diese auch in der Datenschutzerklärung erwähnt wird.
- Überprüfen Sie, dass die Informationen über die Nachverfolgung der Nutzer durch Cookies und andere Technologien mit den in der Datenschutzerklärung gemachten Angaben übereinstimmen.
7. Generische, nicht angepasste Richtlinie
Die Verwendung einer generischen Datenschutzerklärung ohne Anpassung an die spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens kann zu Fehlern und Verstößen bei der Einhaltung führen.
Experten-Tipps
- Passen Sie die Datenschutzerklärung an die Arten von gesammelten Daten, die Verarbeitungsmethoden und die spezifischen Besonderheiten des Unternehmens an.
- Ziehen Sie Experten für Datenschutz hinzu, um eine Richtlinie zu erstellen, die die Praktiken Ihres Unternehmens genau widerspiegelt.
Für weitere Informationen lesen Sie unseren Artikel 'Wie man eine Datenschutzerklärung erstellt'!