Modelo de tratamiento de datos RGPDBusiness Expense Tracking and Reimbursement Management

PrivateHuman resourcesPublicMost common processing activities

Processing of employee personal and financial data for the purpose of recording, verifying, and reimbursing business expenses in line with contractual obligations and tax/accounting requirements. Employers are required to maintain accurate expense and payroll records under: - Employment Rights Act 1996 (payment of wages and expense entitlements). - Income Tax (PAYE) Regulations 2003 and Corporation Tax Act 2009 (tax treatment of expenses).

Finalidades (2)

La finalidad de un tratamiento es el objetivo principal del uso de los datos personales. Estos datos deben ser recopilados para un propósito bien determinado y legítimo y no deben ser tratados posteriormente de manera incompatible con este objetivo inicial.

Expense tracking and management

Intereses legítimos del responsable o de un tercero - art.6.1 f)

Art. 6(1)(f)UK GDPR - legitimate interests (monitoring and audit of expenses).

Reimbursement of business expenses

Medidas contractuales o precontractuales - art. 6-1 b)

Art. 6(1)(b) UK GDPR - contract (payment of expenses owed to employees).

Datos (3)

El artículo 30 del RGPD exige el registro de las categorías de datos tratados. Se trata aquí de definir las categorías de datos tratados. Estas pueden ser consideradas comunes o sensibles.

Expense tracking and management

Detalles de los datos

Justification of expensesrequerido

Employee's first and last namerequerido

Receiptsrequerido

Reglas de conservación

Base activa:

Active: during processing and reimbursement cycle.

Retention justified under storage limitation (Art. 5(1)(e) UK GDPR) and HMRC rules.

Archivado intermedio:

Intermediate: 6 years (HMRC record-keeping obligations and Limitation Act 1980 for contract/tax claims).

Orden final

Working hours and activity data

Detalles de los datos

Last name and first name of business bank card holderrequerido

Travelrequerido

Information about the banking transaction performedrequerido

Information about trip characteristicsrequerido

Professional Planningrequerido

Name and surnamerequerido

Reglas de conservación

Base activa:

Active: duration of employment contract.

Archivado intermedio:

Intermediate: 6 years after termination

Limitation Act 1980

Orden final

Personnel identification data

Detalles de los datos

Attached unitopcional

Position heldrequerido

Internal registration numberopcional

Name and surnamerequerido

Reglas de conservación

Base activa:

Active: duration of employment contract.

Retention justified under storage limitation (Art. 5(1)(e) UK GDPR) and HMRC rules.

Archivado intermedio:

Intermediate: 6 years after termination.

Orden final

Personas afectadas (1)

Una persona interesada es toda persona cuyos datos son recopilados, retenidos o tratados por el tratamiento de datos en cuestión. Ej: En el marco de un tratamiento de gestión de reclutamiento, cualquier candidato para el puesto en cuestión constituye una persona interesada.

Employees

Creado el:07/08/2023

Actualizado el:08/01/2025

Número de usos:19

Modelo de tratamiento de datos RGPDBusiness Expense Tracking and Reimbursement Management

Finalidades (2)

Datos (3)

Expense tracking and management

Working hours and activity data

Personnel identification data

Personas afectadas (1)

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