Modelo de tratamiento de datos RGPDManagement and Monitoring of Workplace Telephony and Messaging Services

PrivateMost common processing activitiesHuman resourcesPublic

Processing of employees’ personal data for the management of telephony equipment, maintenance of the telephone fleet, internal telephone directory, internal messaging system, and the monitoring/reimbursement of private and professional telephone expenses.

Finalidades (6)

La finalidad de un tratamiento es el objetivo principal del uso de los datos personales. Estos datos deben ser recopilados para un propósito bien determinado y legítimo y no deben ser tratados posteriormente de manera incompatible con este objetivo inicial.

Internal telephone directory management

Medidas contractuales o precontractuales - art. 6-1 b)

Art. 6(1)(b) UK GDPR – performance of an employment contract (provision of telephony and email services). Necessary for employment contract.

Controlling expenses linked to professional use of telephony services

Intereses legítimos del responsable o de un tercero - art.6.1 f)

Art. 6(1)(f) UK GDPR - legitimate interests: cost control, fraud prevention.

Reimbursement of private telephone expenses by employees

Obligación legal - art. 6-1 c)

Art. 6(1)(c) UK GDPR - legal obligation under tax/accounting rules; see HMRC guidance.

Telephone equipment management and maintenance

Medidas contractuales o precontractuales - art. 6-1 b)

Art. 6(1)(b) UK GDPR - employment contract, IT service provision.

Technical management of internal messaging system

Medidas contractuales o precontractuales - art. 6-1 b)

Art. 6(1)(b) UK GDPR - contractual necessity.

Controlling expenditure on private use of telephony services

Intereses legítimos del responsable o de un tercero - art.6.1 f)

Art. 6(1)(f) UK GDPR legitimate interests: prevent misuse of company resources..

Datos (1)

El artículo 30 del RGPD exige el registro de las categorías de datos tratados. Se trata aquí de definir las categorías de datos tratados. Estas pueden ser consideradas comunes o sensibles.

Telephone service user identity and service usage

Detalles de los datos

Billing itemsrequerido

Call durationrequerido

Nature of callrequerido

Operator calledrequerido

Telephone service usedrequerido

Called phone numberrequerido

Email addressrequerido

Servicerequerido

Job function requerido

Line numberrequerido

Name and surnamerequerido

Calls made/receivedrequeridodatos sensibles

Reglas de conservación

Base activa:

Active database: 12 months from billing due date to allow reconciliation and dispute resolution.

Aligned with Ofcom guidance on telecoms billing disputes.

Archivado intermedio:

Intermediate storage: None beyond statutory accounting obligations.

Orden final

Personas afectadas (1)

Una persona interesada es toda persona cuyos datos son recopilados, retenidos o tratados por el tratamiento de datos en cuestión. Ej: En el marco de un tratamiento de gestión de reclutamiento, cualquier candidato para el puesto en cuestión constituye una persona interesada.

Employees

Creado el:07/08/2023

Actualizado el:08/01/2025

Número de usos:22

Modelo de tratamiento de datos RGPDManagement and Monitoring of Workplace Telephony and Messaging Services

Finalidades (6)

Datos (1)

Telephone service user identity and service usage

Personas afectadas (1)

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