Guía para directivos: ¿Por qué invertir en un software de cumplimiento RGPD?
Razón 1: Para evitar costes ocultos
Para garantizar la protección de los datos personales dentro de tu organización, es esencial:
- Identificar dónde se almacenan estos datos.
- Comprender la finalidad para la que se utilizan.
- Examinar cómo se utilizan.
En resumen, es necesario mapear todo tu sistema de información. Este proceso implica hacer un inventario de todos los elementos del sistema, como aplicaciones, subcontratistas, datos y medidas de seguridad. Se trata de un proyecto costoso, sobre todo porque está sujeto a cambios constantes y porque todos los datos están interconectados.
Razón 2: Para mantener tu conformidad
En caso de que tu DPO abandone la empresa o si el corpus normativo no se actualiza durante dos años, te verás obligado a empezar de cero. Es fundamental comprender que el RGPD implica procesos, y no solo la obtención de un título. Adoptar una perspectiva a largo plazo sobre este tema puede suponer un ahorro significativo.
Razón 3: Para ganar tiempo
Cada entidad jurídica de un grupo debe disponer de un registro de tratamiento que recopile todas las actividades realizadas con datos en la empresa. Sin embargo, tu DPO tiene otras tareas además de actualizar un archivo Excel, su trabajo es aportar su experiencia y asesorar a tus empleados.
Gracias al software RGPD, podrá:
● Crear modelos de tratamiento.
● Automatizar rápidamente la creación y modificación de toda la información del tratamiento.
● Utilizar la IA para generar modelos de tratamiento.
● Automatizar la creación del plan de acción inherente.
● Actualizar automáticamente tus fichas de tratamiento en función de tus subcontratistas y de tu Sistema de Información.
De este modo, podrá centrarse en el fondo, en lugar de en la forma. Más aún cuando tiene responsabilidades en cada entidad jurídica.
Razón 4: Para centralizar la documentación necesaria para el RGPD
A través del RGPD, estás sujeto al principio de responsabilidad que te obliga a:
● Ser responsable de los datos que manejas,
● Demostrar tu conformidad y su mantenimiento a lo largo del tiempo.
¿Cómo demostrar tu cumplimiento si tu DPO trabaja con herramientas dispersas, desconectadas y, sobre todo, declarativas (Word, Excel, PPT, etc.)? Todos estos documentos serán válidos en un momento dado, pero imagina que hay que actualizarlos cada vez que cambias de aplicación o de subcontratistas.
En una herramienta, no solo tendrás explicaciones lúdicas sobre los requisitos reglamentarios, sino que, sobre todo, encontrarás todos tus entregables en un mismo lugar con solo unos clics. El RGPD no es una montaña infranqueable, sobre todo si no te complicas la tarea...
Razón 5: Para colaborar de forma más inteligente
El primer riesgo en materia de seguridad es el mal manejo de los datos. Tu DPO debe ser capaz de sensibilizar a sus compañeros, implementar buenas prácticas en cada departamento y, así, comprender mejor los flujos de datos internos.
Trabajará especialmente con:
● El responsable de seguridad de sistemas de información (RSSI),
● El departamento de sistemas de información,
● Todos los departamentos que gestionan datos directa o indirectamente,
● Tus subcontratistas que manipulan datos por tu cuenta.
Para ello, necesita herramientas que le permitan colaborar eficazmente con ellos y dirigir, con su red interna, un plan de acción compartido con las diferentes direcciones. Seguir un plan de acción compartido... Nos parece muy complicado en Excel.
Razón 6: Para ganarte la confianza de tus partes interesadas
La gestión de las solicitudes de derechos es un proceso importante y obligatorio que te obliga a responder a cualquier persona que desee ejercer sus derechos sobre sus datos personales: derecho de supresión de datos, derecho de acceso, etc. El reglamento especifica nueve derechos.
El RGPD te obliga a:
● Facilitar el acceso a sus derechos.
● Ser transparente con el usuario.
● Establecer un proceso eficaz.
La herramienta te permitirá realizar este trabajo de forma adecuada y eficaz, centralizando tus solicitudes de derechos y, sobre todo, automatizando la recopilación y la respuesta a las solicitudes.
Demuestra a todas las partes interesadas que te tomas en serio sus solicitudes. Es una garantía de confianza, ¿no?
Razón 7: Para dirigir a tus equipos y fomentar la innovación
Dada la densidad de las actividades de tu DPO y el número de servicios implicados, te conviene priorizar tu trabajo en función de los riesgos para las personas afectadas.
Para centraros en las acciones más arriesgadas o en las personas más vulnerables, adquirir un buen software de cumplimiento del RGPD os proporciona herramientas de elaboración de informes eficaces, que os permiten disponer de indicadores muy precisos de los riesgos y las actividades, en particular de vuestro equipo de cumplimiento.
También podrás comprender mejor tu patrimonio de datos a través de tu mapeo y llevar a tu empresa hacia la implementación de una estrategia y gobernanza de datos respetuosa con la privacidad.
Para cumplir con el RGPD y convertir tus datos en una ventaja competitiva:
- Documenta todos tus flujos de datos personales para crear un registro de actividades de tratamiento conforme al artículo 30 del RGPD
- Designa un Delegado de Protección de Datos (DPO) si tu empresa procesa datos a gran escala
- Implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas como el cifrado y la seudonimización según el artículo 32
- Realiza evaluaciones de impacto (EIPD) para tratamientos de alto riesgo
- Establece procedimientos claros para atender los derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión)
Proteger tus datos no es solo cumplir con el RGPD, sino asegurar la confianza de tus clientes y evitar sanciones que pueden alcanzar hasta el 4% de tu facturación global anual.
¡Comienza hoy a transformar tus obligaciones legales en oportunidades estratégicas!