Retour d'expérience sur les connecteurs Dastra : gain de temps, données à jour et risque d'erreur évité !

Chez Dastra, nous ne souhaitons pas réinventer la roue ! Alors nous avons mis en place des systèmes d'intégration et de connexion avec d'autres outils informatiques. Vous pouvez en savoir plus sur notre page dédiée aux connecteurs Dastra.

Nous accueillons Sébastien, il est gérant de Prestalidaire, une société de conseil informatique partenaire de Dastra et a besoin d'un outil pour travailler au quotidien avec ses clients sur la conformité RGPD.

Il nous délivre son retour d'expérience et la valeur des connexions que nous partageons à travers ces lignes.

Bonjour Sébastien, pouvez-vous vous présenter rapidement ainsi que votre rapport avec la plateforme Dastra ?

Nous sommes une entreprise de conseil et service pour les entreprises. Nous cherchons à permettre à nos clients de gagner en simplicité et en efficacité dans leur quotidien.

Nous avons créé une boîte à outils avec plusieurs prestations et nous nous sommes entourés de partenaires experts dans leurs domaine. Nous utilisons Dastra pour notre conformité RGPD et nous le proposons à nos clients lorsque nous abordons l'aspect RGPD.

Pouvez-vous nous expliquer l’usage que vous faites de Dastra et de votre gestion du RGPD ?

Nous utilisons Dastra sur les registres de traitements et mettons actuellement en place l'outil de gestion des cookies. Nous utilisons également le module d'audits afin de proposer des audits RGPD à nos clients.

Dastra nous permet de suivre et maintenir notre conformité au RGPD mais également d'apporter ce service à nos clients.

Je crois que vous souhaitez mettre en place un workflow particulier entre Dastra et vos outils de CRM, pouvez-vous nous en dire plus ?

En effet, de notre côté, le gros travail était la communication entre chacun de nos outils. Dans notre CRM (ndlr : Customer Relationship Management), nous retrouvons le suivi de nos clients. Dans notre application de marketing automatique : l'envoi des suites d'emails. Nous retrouvons nos contacts dans nos deux applications de manière automatique.

Nous devions pouvoir l'inscrire dans nos registres des traitements également et cela nous prenait du temps en le faisant manuellement.

En effet, nous agissons en majorité en qualité de sous-traitant pour nos clients et il faut alimenter notre registre en tant que sous-traitant avec les noms et coordonnées des clients avec qui nous travaillons. Nos clients ont la qualité de responsable de traitement.

Les clients sont saisis directement dans notre CRM et doivent l'être dans Dastra.

Comment effectuez-vous cette tâche actuellement ?

Jusqu'il y a peu, nous devions saisir manuellement les coordonnées de nos contacts en fonctions des traitements qui les concernaient. Malheureusement il arrivait fréquemment que nous reportions à plus tard par manque de temps lorsque nous nous concentrions sur des tâches à valeur ajoutée pour nos clients.

Pourquoi souhaitez-vous automatiser ce processus, quel volume de données traitez-vous, quels gains souhaitez vous obtenir (gain de temps, réduire erreurs de saisies, etc … ) ?

Nous prodiguons des conseils auprès des petites structures en matière d'automatisation, nous ne pouvions pas ne pas automatiser ce process vu que nous les proposons à nos clients, que ce soit le CRM, le marketing automatique ou Dastra.

C'est un gain de temps, des données à jour et des erreurs de saisie en moins. Concernant le volume actuellement nous avons plusieurs dizaines de contacts de clients qui transitent dans notre infrastructure informatique. Notre société est en pleine croissance et ce nombre va en augmentant. Nous ne pouvions plus continuer ainsi.

Nous utilisons et proposons à nos clients l'ERP Dolibarr, l'outil Mautic pour le marketing automation et Dastra pour le RGPD. Pour l'automatisation, nous avons opté pour les ZAP de Zapier (ndlr: nom des connecteurs de Zapier) car le temps de création est rapide et disponible à un faible coup. De plus, la mise en place nécessite peu de connaissances. Zapier est conçu en no code afin de simplifier son utilisation.

Les palettes de connecteurs Zapier proposés par Dastra nous ont permis de terminer l'automatisation de nos process de bout en bout.

Quels bénéfices tirez-vous de la mise en place de cette automatisation ?

Un gain de temps, des données toujours à jour sur les différentes applications que nous utilisons, et des risques d'erreur évités. Actuellement, nous avons les coordonnées d'environ 25 clients qui ont été automatiquement importées dans Dastra directement via les connecteurs.

A ce jour, tout ce qui pouvait être automatisé avec nos outils l'a été. Si nous devions rencontrer de nouvelles problématiques, nous n'hésiterions pas à mettre en place un processus d'automatisation.

Quel accompagnement avez-vous reçu des équipes Dastra, ont-elles su vous épauler dans la mise en place de votre connecteur et répondre à vos besoins ?

Oui ! Le support de Dastra est d'excellente qualité et ils nous ont aidé dans une limitation technique qui nous empêchait de lier plusieurs registres à un seul ZAP. Finalement, nous avons pu contourner cette problématique par un autre moyen. Ils ont pu mettre en place un nouveau connecteur ZAP dans un délai très rapide. Cela a permis de régler notre limitation et nous pouvons maintenant, avec un seul ZAP, ajouter tous les traitements dans notre plateforme Dastra.

Quels conseils donneriez-vous aux personnes souhaitant se lancer dans l’automatisation ?

Il faut bien cartographier les données que vous souhaitez automatiser, afin d'éviter de créer des boucles. C'est un réel gain de temps et de productivité.

Il ne faut pas avoir peur, c'est un processus qui doit être réfléchi et posé. N'hésitez pas à demander conseil et à utiliser si possible lors de votre essai, des données fictives pour éviter de perdre des données ou modifier des données réelles.

Merci Sébastien !

Envie de vous lancer dans l'automatisation du RGPD ? Contactez-nous sans attendre via notre page de contact.

Et n'oubliez pas, vous pouvez tester gratuitement l'application et toutes les fonctionnalités. Il suffit de créer un compte directement (et ça prend seulement 30 secondes, juste le temps de générer un mot de place fort et vous voilà embarqué) !